Doc. Ref. 7793 Título: Archivo de datos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 30/05/2007

Archivo de datos

Desde el formulario de procesos de archivo que está accesible desde el menú de sistema, se puede llamar a los procesos de traspaso de datos de la base de datos actual a otra de archivo.

Archivar datos significa copiarlos de una base de datos a otra y, opcionalmente, eliminarlos de las tablas originales. El archivo de datos permite liberar espacio en la base de datos eliminando registros obsoletos. Las bases de datos donde se archiva estos registros son siempre del tipo "MDB" aunque nuestra base de datos de trabajo sea SQL Server. Se recomienda crear diferentes ficheros MDB de archvio de forma ordenada en función del volumen da datos (uno por año, por trimestre, uno por mes, etc.)

Las bases de datos de archivo deben tener exactamente la misma estructura de tablas que la base de datos original. Esto permite que puedan ser utilizadas directamente desde la aplicación para consultar datos históricos. Por ello, en las bases de datos de archivo se suele copiar rangos de fechas de tablas de flujo y tablas completas de tablas de estructura, auxiliares y de sistema. Así, si deseamos consultar un informe de las facturas archvadas de un cierto periodo de tiempo, en la base de datos de archivo dispondremos de las facturas de ese periodo y de la tabla completa de clientes, evitando faltas de integridad de la información.

Existen cinco conjuntos de datos que se pueden archivar como consecuencia de la relación que existe entre ellos,

• Datos relacionados con la contabilidad: archiva información de las tablas "Asiento" y "Apunte"
• Datos relacionados con Movimientos: Archiva información de las tablas de movimiento ("Movimiento") y todas las relacionadas:
  • Factura
  • FacturaProveedor
  • Albaran
  • AlbaranProveedor
  • AlbaranInterno
  • Recibo
  • Pago
  • MovimientoUnidad
  • MovimientoLote
  • GrupoCartera
• Datos relacionados con Movimientos previstos: Archiva información de las tablas de movimiento ("MovimientoPrevisto") y todas las relacionadas:
  • Pedido
  • PedidoProveedor
  • OrdenFabricacion
• Datos relacionados con proyectos: Archiva información de la tabla de proyectos ("Proyecto") y las relacionadas
  • Dedicacion
  • Tarea
  • DedicacionPrevista
• Datos relacionados con remesas: Archiva información de la tabla de remesas ("Remesa") y las relacionadas2
  • AdeudoCSB19
  • AdeudoCSB58
  • AdeudoCSB32

Existen, además, tres procesos que permiten copiar a una base de datos de archivo los datos básicos del sistema. Copiando estos datos se consigue que la base de datos de archivo sea funcional pudiéndose abrir por la aplicación para visualizar la información que contiene:

• Tablas de estructura
• Tablas auxiliares
• Tablas de sistema

Es necesario especificar un rango de fechas de los registros a archivar y una base de datos de destino.

Se puede activar la opción de que una vez realizado el archivo se borren los registros. Es recomendable no utilizar esta opción la primera vez ya que si se comete un error podría perderse la información. Es más prudente primero archivar la información sin borrarla y, una vez comprobado que ha llegado al destino, volver a ejecutar el proceso activando la opción borrar. La información no quedará repetida en el destino ya que las reglas de integridad referencial de la base de datos lo impedirán.

Una buena estrategia de archivo dependerá de la cantidad de información que se acumule en el sistema en cada módulo. Es práctico crear una base de datos de archivo para cada año (por ejemplo Archivo1998.MDB, Archivo1999.MDB, Archivo2000.MDB, etc.) En el momento de crear esta base de datos, se debería realizar una copia de las tablas de estructura, auxiliares y sistema para tener en ella toda la información base.

En función del volumen de información, habría que ir pasando la información a la base de datos correspondiente. Por ejemplo, cuando ya se ha cerrado el ejecrcicio contable 2001, normalmente en los primeros meses del ejercicio siguiente, el 2002, se debería archivar el ejercicio cerrado en la base de datos del año correspondiente, en este caso "Archivo2001.MDB". Sin embargo, es probable que nos interese mantener varios años de historial de facturas de clientes en la base de datos de trabajo. De esta forma, en el 2002 podría ser que archivásemos las facturas 1996 en la base de datos Archivo1996.MDB manteniendo las facturas de 1997 hasta la actualidad.

En cualquier momento que nos interese, si las bases de datos de Archivo tienen copiados las tablas de estructura, auxiliares y de sistema, nos podremos conectar a ellas y abrirlas desde la aplicación y explorar estos datos.