Doc. Ref. 7800 Título: Campos de control del estado de cobro de los recibos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 31/05/2007

Campos de control del estado de cobro de los recibos

En la tabla de recibos se dispone de un conjunto de campos que registran información sobre la situación de cobro del recibo.

Para el control de recepción del documento de pago se utilizan los campos "FechaRecibir" y "FechaRecepcion". El primero permite registrar la fecha en que esperamos recibir el documento (por ejemplo un talón por correo). El segundo su recepción real. Éste segundo campo es útil para la realización de listados de cobros pendientes diferenciando aquellos de los que ya se dispone de documento de cobro de los que no. Para registrar si se ha recibido o no el documento, se utiliza el campo "Recibido" del tipo booleano. Si por cualquier motivo, existe un valor en el campo "FechaRecepción" pero "Recibido" no es verdadero, deberá considerarse este último campo como indicador principal. Estos campos no tienen ningún efecto sobre la contabilidad.

Los campos "FechaTramitar", "FechaTramitacion" y "Tramitado" permiten un control adicional del estado de un recibo, en este caso flexible. Se pueden utilizar para diversos procesos que se realicen en el cobro: entregar un documento a una entidad, realizar un proceso de reclamación, incluirlo en una remesa, etc. Estos campos tampoco tienen ningún efecto sobre la contabilidad.

Los campos "FechaCobro" y "Cobrado" son los más importantes: indican si se ha cobrado y en que fecha. Un recibo con el valor verdadero en el campo booleano "Cobrado" se considera como tal en todos los sentidos. El campo "FechaCobro" se utiliza en los procesos contables para el apunte correspondiente. La fecha en la que se prevé el cobro de un recibo está en el campo "Vencimiento".

Para la gestión de descuentos bancarios se utiliza los campos "FechaDescontar", "FechaDescontado" y "Descontado" de forma similar a los anteriores. El campo "FechaDescontado" se utiliza para crear los apuntes correspondientes del descuento. Un recibo descontado al que ha llegado su vencimiento y del que, por lo tanto, se supone que el banco ya ha gestionado su cobro, deberá marcarse como cobrado (campo "Cobrado" con el valor verdadero) manteniéndose el campo "Descontado" también como verdadero. Para marcar de forma ágil los recibos descontados cuyo vencimiento ya ha llegado se puede utilizar la opción de marcado de recibos descontados como cobrados en el cobro de recibos

Para poder realizar estadísticas de tesorería se puede utilizar el campo "FechaDisponible" para registrar el día en que el importe del recibo será líquido. Algunos procesos de cálculo de riesgo de un cliente tienen en cuenta esta fecha ya que, aunque un recibo esté cobrado, es susceptible de ser devuelto y por lo tanto todavía forma parte del riesgo actual.

En caso de devolución de recibos se utiliza los campos "FechaDevolucion" y "Devuelto". Cuando se marca como verdadero el campo "Devuelto" (el campo "Cobrado" también lo será), se genera siempre un nuevo recibo con los mismos datos y pendiente de cobro. En este recibo, el campo "DuplicadoDevuelto" será verdadero para indicar que este recibo procede de una duplicación de un recibo marcado como cobrado y posteriormente devuelto. Esto permite que un recibo que se devuelve una o más veces se repita y se disponga de la información sobre todas sus devoluciones. Si se decide que será imposible conseguir cobrarlo, se puede registrar este hecho haciendo verdadero el campo booleano "Incobrable".

Otro caso especial es el de la compensación de recibos por abonos. En estos casos es posible que queramos compensar el crédito y el débito. Supongamos, en el caso más complejo, que un cliente tiene pendiente de pago un recibo de importe 10.000 y al mismo tiempo un abono de importe -3.000. La deuda real es de 7.000. Si el cliente nos paga la deuda pendiente, lo más cómodo es marcar como cobrados ambos recibos en una cuenta de caja o banco en la cual tendremos dos movimientos cuyo saldo será 7.000. Sin embargo, es habitual que no deseemos que en la cuenta quede reflejado dos movimientos cuando realmente sólo ha habido uno, especialmente en cuentas de bancos que queremos que reflejen exactamente los movimientos del extracto que nos proporciona la entidad bancaria.

Para conseguir que el asiento correspondiente al cobro sea de la diferencia, lo que hay que hacer es dividir el recibo de mayor importe en dos partes, de manera que una sea la que compense el otro recibo y la otra corresponda al resto. Para ello basta con utilizar las opciones de división de recibos (también útiles cuando alguien paga parte de un recibo).Una vez dividido el recibo, se marcará como cobrado y contabilizará la parte del cobro resl (7.000).

Con los otros dos recibos de importes 3.000,- y -3.000,- tendremos varias opciones. En todas ellas se recomienda cambiar su forma de pago a un texto que nos indique que no se han cobrado realmente. El texto recomendado es "Compensación". La primera opción consiste en marcarlos como cobrados y no contabilizarlos. Para ello basta, en caso de contabilización manual, con no hacerlo. En caso de contabilización automática, se puede marcar a falso el campo "Contabilizar" del recibo o no especificar ningún valor en el campo "BancoCobro" por lo que el sistema no será capaz de contabilizar ese recibo.La seguna opción, a utilizar en caso de que se desee que quede un reflejo de este hecho en la contabilidad, consistiría en crear un banco de cobro que se podría llamar "Cobros compensados" asignado a una cuenta contable y al que se asignaría el cobro de estos recibos. El saldo de esta cuenta quedaría siempre en cero ya que siempre se ingresarían y abonarían los mismos importes. Esta cuenta reflejaría todos los cobros compensados.