 | Doc. Ref. 7800 Título: Campos de control del estado de cobro de los recibos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 31/05/2007 |
Campos de control del estado de cobro de los recibos
En la tabla de recibos se dispone de un conjunto de campos que registran
información sobre la situación de cobro del recibo.
Para el control de recepción del documento de pago se utilizan los campos "FechaRecibir"
y "FechaRecepcion". El primero permite registrar la fecha en
que esperamos recibir el documento (por ejemplo un talón por correo). El
segundo su recepción real. Éste segundo campo es útil para la realización de
listados de cobros pendientes diferenciando aquellos de los que ya se dispone
de documento de cobro de los que no. Para registrar si se ha recibido o no el
documento, se utiliza el campo "Recibido" del tipo booleano.
Si por cualquier motivo, existe un valor en el campo "FechaRecepción"
pero "Recibido" no es verdadero, deberá considerarse este último campo como
indicador principal. Estos campos no tienen ningún efecto sobre la
contabilidad.
Los campos "FechaTramitar", "FechaTramitacion"
y "Tramitado" permiten un control adicional del estado de un
recibo, en este caso flexible. Se pueden utilizar para diversos procesos que se
realicen en el cobro: entregar un documento a una entidad, realizar un proceso
de reclamación, incluirlo en una remesa, etc. Estos campos tampoco tienen
ningún efecto sobre la contabilidad.
Los campos "FechaCobro" y "Cobrado" son los
más importantes: indican si se ha cobrado y en que fecha. Un recibo con el
valor verdadero en el campo booleano "Cobrado" se considera
como tal en todos los sentidos. El campo "FechaCobro" se
utiliza en los procesos contables para el apunte correspondiente. La fecha en
la que se prevé el cobro de un recibo está en el campo "Vencimiento".
Para la gestión de descuentos bancarios se utiliza los campos "FechaDescontar",
"FechaDescontado" y "Descontado" de forma
similar a los anteriores. El campo "FechaDescontado" se
utiliza para crear los apuntes correspondientes del descuento. Un recibo
descontado al que ha llegado su vencimiento y del que, por lo tanto, se supone
que el banco ya ha gestionado su cobro, deberá marcarse como cobrado (campo "Cobrado"
con el valor verdadero) manteniéndose el campo "Descontado"
también como verdadero. Para marcar de forma ágil los recibos descontados cuyo
vencimiento ya ha llegado se puede utilizar la opción de marcado de recibos
descontados como cobrados en el cobro de recibos
Para poder realizar estadísticas de tesorería se puede utilizar el campo "FechaDisponible"
para registrar el día en que el importe del recibo será líquido. Algunos
procesos de cálculo de riesgo de un cliente tienen en cuenta esta fecha ya que,
aunque un recibo esté cobrado, es susceptible de ser devuelto y por lo tanto
todavía forma parte del riesgo actual.
En caso de devolución de recibos se utiliza los campos "FechaDevolucion"
y "Devuelto". Cuando se marca como verdadero el campo "Devuelto"
(el campo "Cobrado" también lo será), se genera siempre un
nuevo recibo con los mismos datos y pendiente de cobro. En este recibo, el
campo "DuplicadoDevuelto" será verdadero para indicar que este
recibo procede de una duplicación de un recibo marcado como cobrado y
posteriormente devuelto. Esto permite que un recibo que se devuelve una o más
veces se repita y se disponga de la información sobre todas sus devoluciones.
Si se decide que será imposible conseguir cobrarlo, se puede registrar este
hecho haciendo verdadero el campo booleano "Incobrable".
Compensación de cobros:
Otro caso especial es el de la compensación de recibos por abonos. En estos
casos es posible que queramos compensar el crédito y el débito. Supongamos, en
el caso más complejo, que un cliente tiene pendiente de pago un recibo de
importe 10.000 y al mismo tiempo un abono de importe -3.000. La deuda real es
de 7.000. Si el cliente nos paga la deuda pendiente, lo más cómodo es marcar
como cobrados ambos recibos en una cuenta de caja o banco en la cual tendremos
dos movimientos cuyo saldo será 7.000. Sin embargo, es habitual que no deseemos
que en la cuenta quede reflejado dos movimientos cuando realmente sólo ha
habido uno, especialmente en cuentas de bancos que queremos que reflejen
exactamente los movimientos del extracto que nos proporciona la entidad
bancaria.
Para conseguir que el asiento correspondiente al cobro sea de la diferencia, lo
que hay que hacer es dividir el recibo de mayor importe en dos partes, de
manera que una sea la que compense el otro recibo y la otra corresponda al
resto. Para ello basta con utilizar las opciones de división de recibos
(también útiles cuando alguien paga parte de un recibo).Una vez dividido el
recibo, se marcará como cobrado y contabilizará la parte del cobro resl
(7.000).
Con los otros dos recibos de importes 3.000,- y -3.000,- tendremos varias
opciones. En todas ellas se recomienda cambiar su forma de pago a un texto que
nos indique que no se han cobrado realmente. El texto recomendado es
"Compensación". La primera opción consiste en marcarlos como cobrados y no
contabilizarlos. Para ello basta, en caso de contabilización manual, con no
hacerlo. En caso de contabilización automática, se puede marcar a falso el
campo "Contabilizar" del recibo o no especificar ningún valor en el campo
"BancoCobro" por lo que el sistema no será capaz de contabilizar ese recibo.La
seguna opción, a utilizar en caso de que se desee que quede un reflejo de este
hecho en la contabilidad, consistiría en crear un banco de cobro que se podría
llamar "Cobros compensados" asignado a una cuenta contable y al que se
asignaría el cobro de estos recibos. El saldo de esta cuenta quedaría siempre
en cero ya que siempre se ingresarían y abonarían los mismos importes. Esta
cuenta reflejaría todos los cobros compensados.
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