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Doc. Ref. 7807
Título: Contabilidad
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 27/06/2007


Contabilidad

Los procesos de contabilidad permiten asignar los diferentes hechos contables que se producen en la gestión de la empresa las diferentes cuentas configuradas. El núcleo del sistema de contabilizacización se basa en las siguientes tablas:

Por esto, las cuatro primeras opciones del menú estándar de contabilidad corresponden al trabajo con apuntes y asientos:

Punteo de extractos

Una de las tareas más tediosas en la gestión de la contabilidad es el punteo de los extractos suministrados por los bancos para asegurar que su información coincide con la de las cuentas correspondientes.

Las opciones de punteo de extractos permiten bajar de un banco los extractos de movimientos utilizando la norma CSB43. Una vez importada esta información, se puede consultar en el sistema de gestión de forma ágil.

Un paso más, consiste en el punteo de esta información con la de los apuntes de la cuenta del banco al que corresponde. Para ello se dispone de los campos necesarios en cada tabla para vincular cada apunte del banco con uno de nuestra contabilidad. Este marcado permite detectar rápidamente apuntes del banco que no coinciden con los de nuestra contabilidad para corregirlos o generarlos.

El formulario de punteo permite, además, generar de forma ágil aquellos apuntes habituales del banco que no aparecen todavía en nuestra contabilidad (comisiones, gastos, etc.) Para ello basta con asignar su contrapartida y pulsar un botón para generar el asiento.

El sistema de punteo de extractos ahorra muchísimo tiempo a la persona responsable de este trabajo. Esto permite tener la contabilidad mucho más al día en todo momento, con todas las ventajas de previsión y control que esto supone.

Las opciones disponibles son las siguientes:

Informes contables

Existen diferentes tipos de asientos que tienen consecuencias diferentes en los informes.

El sistema de generación de apuntes funciona de forma que cualquier importe queda asignado en tiempo real a las cuentas a las que corresponde. Por ello es posible obtener el saldo actual de culquier cuenta sin necesidad de realizar ningún cálculo.

El sistema es capaz de operar en múltiples monedas.

Los informes básicos relacionados con la contabilidad son:

Asientos automáticos

Los asientos de compras y ventas, cobros y pagos y los de adquisicones y amortización de inmovilizado se pueden generar de forma automática. El resto de asientos se debe introducir de forma manual.

En el documento Contabilización de compras, ventas, cobros y pagos hay más información sobre los procesos que generan asientos de forma automática. En el documento tecnicas de contabilizacion se ofrecen recomendaciones a seguir para facilitar estos procesos. La opción del menú que lleva al formulario de contabilización de documentos es la siguiente:

Control de saldos

Se dispone de la opcion de control de saldos:

Parametrización del plan contable

Las cuentas propuestas y el diseño del balance y cuenta de resultados que se suministran con el sistema, se han realizado según las recomendaciones del Plan General Contable de 1991. Cada una de las cuentas está asignada a un título que a su vez está asignado a un grupo, de activo o de pasivo. Los títulos y grupos están definidos en las tablas auxiliares "TituloContabilidad" y "GrupoContabilidad". De todas formas, es perfectamente posible parametrizar un plan contable y unos informes totalmente diferentes a los propuestos. Las opciones del menú que permiten gestionar las cuentas definidas son las siguientes:

Normalmente, las sub cuentas utilizadas y a las que asignaremos los asientos, tendrán un número de dígitos fijo, por ejemplo 8. A veces ocurre que como consecuencia del crecimiento de una empresa o por cambios en el plan contable, se hace necesario cambiar esto. Aquí se dispone de un ejemplo de procedimiento de cambio.

Asientos periódicos

Entre los asientos manuales, aquellos que son muy repetitivos, se pueden introducir utilizando la definición de Asientos periódicos las opciones del menú estándar relacionados con estos son las siguientes:

Integridad de la información contable

La contabilidad supone un enorme conjunto de información que puede, en caso de modificaciones incorrectas en la base de datos, parametrización inadecuada o fallos en el sistema, quedar corrupta. Este hecho puede provocar graves problemas y la localización del problema ser muy complicada. Por ello existe un conjunto de procesos que permiten revisar toda esta información y detectar y corregir problemas. La opción se encuentra en el siguiente menú estándar:

Ejercicios contables

Por necesidades legales y de gestión, la contabilidad se divide siempre en periodos anuales que deben ser cerrados cuando toda la información ya ha sido introducida. El documento "Ejercicios contables" explica los procesos de gestión de estos periodos.

Independientemente de los ejercicios, existe una fecha de cierre contable. Esta permite que los apuntes anteriores a ésta no puedan ser modificados. El documento "Control de periodo cerrado" desarrolla los procesos que están afectados por este hecho.

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