 | Doc. Ref. 7813 Título: Control de movimientos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 18/06/2007 |
Control de movimientos
Las referencias de artículos están divididas en niveles: materia prima, diferentes
niveles de compuestos, montajes, asociaciones en envases o presentaciones, productos
acabados, etc. Todos los artículos, sean del nivel que sean, están referneciados
en la tabla "Articulo" y se gestionan con formularios e informes disponibles.
El campo "Codigo" contiene la referencia y el campo "Nivel"
contiene las claves "Materia prima", "Compuesto", "Producto
acabado", etc. para indicar el estadio de producción al que pertenecen.
La tabla "NivelArticulo" contiene los posibles niveles.
Las fórmulas que relacionan la composición de un artículo
de un nivel en las diferentes cantidades del nivel anterior se encuentran en
la tabla "Composicion", en los campos "Articulo" que indica
el artículo compuesto, el campo "Componente" que indica el código
del componente y el campo "Cantidad" que indica la cantidad de este
componente. Así un artículo que esté compuesto de otros tres tendrá tres registros
en esta tabla.Los diferentes documentos que en el sistema hexa permiten gestionar
movimientos de artículos son los siguientes:
Documento
|
Tablas |
Qué gestiona este documento |
Pedido de cliente |
Pedido, MovimientoPrevisto |
Cantidades de artículos pedidas por clientes:
cantidades pedidas en almacén y reservadas. |
Pedido a proveedor |
PedidoProveedor, MovimientoPrevisto |
Cantidades de artículos pedidas a proveedores. Previsiones de entrada en almacén. |
Orden de fabricación |
OrdenFabricacion, MovimientoPrevisto |
Cantidades de artículos previstas para fabricar. Previsiones de entrada en almacén. |
Albaran interno |
AlbaranInterno, Movimiento |
Otros movimientos de artículos: movimientos
resultantes de la fabricación, pérdidas, deteriorados, caducidades, ajustes,
muestras, etc. |
Albaran a cliente |
Albaran, Movimiento |
Movimientos de artículos por entregas a clientes. |
Albaran de proveedor |
AlbaranProveedor, Movimiento |
Movimientos de artículos por recepciones
de proveedor. |
Factura a cliente |
Factura, Movimiento |
Facturación a clientes. |
Factura de proveedor |
FacturaProveedor, Movimiento |
Facturación de proveedores. |
Como se puede comprobar en la tabla anterior, la tabla "MovimientosPrevistos"
gestiona previsiones de movimientos que todavía no se han producido: las líneas
de pedidos de clientes y a proveedores y las líneas de las órdenes de fabricación.
Los registros de la tabla "Movimiento" contienen las líneas de albaranes
y facturas, es decir, los movimientos reales. Es importante recalcar que al facturar
un albarán, se genera un nuevo registro en la tabla "Factura" pero
no se generan nuevos registros en la tabla "Movimiento" ya que los
mismos registros que pertenecían al albarán se asignan también a la factura.
Para ello se utiliza los campos "AlbaranPrefijo", "AlbaranNumero",
"FacturaPrefijo" y "FacturaNumero" de la tabla "Movimiento".
Se puede realizar cualquier proceso de generación de movimientos y documentos a
partir de otros: órdenes de fabricación a partir de artículos bajo cantidad
mínima de existencias o de pedidos de clientes, albaranes de entrega a partir
de pedidos, facturas a partir de albaranes, facturas diréctamente a partir de
pedidos, procesos inversos como órdenes de fabricación a partir de entregas,
etc. Para controlar la situación de cada documento en relación con su estado,
se utiliza el campo "Estado" de cada una de las tablas. Los valores
y las consecuencias que se consideran fijas dentro del sistema son los siguientes:
Tabla |
Valor Estado |
Consecuencias |
OrdenFabricacion |
Pendiente |
Ninguna línea de la orden de fabricación ha
sido producida. Se puede proceder a su producción, total o parcial. |
|
Parcial |
Parte de las líneas de la orden de fabricación
han sido ya producidas. Se puede realizar la producción total o parcial
del resto pendiente. |
|
Fabricado |
Todas las líneas de fabricación han sido producidas
o anuladas. Ya no es posible hacer nada más con esta orden de fabricación. |
Pedido (de cliente o proveedor) |
Pendiente aceptar |
Ninguna línea del pedido ha sido entregada.
No se puede proceder a su entrega porque es necesaria una confirmación. |
|
Pendiente entregar |
Ninguna línea del pedido ha sido entregada.
Se puede proceder a su entrega, total o parcial. |
|
Parcial |
Parte de las líneas del pedido han sido ya
entregadas. Se puede realizar la entrega total o parcial del resto pendiente. |
|
Entregado |
Todas las líneas de fabricación han sido producidas
o anuladas. Ya no es posible hacer nada más con esta orden de fabricación. |
Albarán interno |
------ |
Es un documento interno consecuencia de otros
procesos que no genera ningun otro porceso, por el que su estado no tiene
consecuencias. |
Albarán (de cliente o proveedor) |
Diferente de "Entregado" |
No se puede generar factura porque se supone
que falta algún trámite por realizar. Si que se puede realizar proceso
de generación de documentos anteriores como una orden de fabricación de
estas mercancías, después del cual debe pasar a "Entregado"
para que no se pueda repetir el proceso. |
|
Entregado |
Se puede realizar el proceso de facturación.
Siempre es completo, nunca parcial. No se puede realizar ningún proceso
de generación de orden de fabricación de las mercancías entregadas. |
|
Facturado |
Está facturado, no se puede realizar ningún
porceso más con este albarán. |
El control de las partes entregadas o producidas en los registros de la tabla
"MovimientoPrevisto" se realiza de la siguiente manera:
- "Cantidad" Es la cantidad que se tramitará (entregará o fabricará
según el caso)
- "CantidadTramitar" Es la cantidad que está previsto entregar o
fabricar cuando se ejecute el proceso correspondiente. Se debe interpretar
como la cantidad que se tiene intención de tramitar. En la relación entre
pedidos y existencias esto trae como consecuencia que el valor "Cantidad"
se refleja en la columna "Cantidad pedida" y el valor "CantidadTramitar"
como "Cantidad reservada". Si, por ejemplo dispongo de 10 unidades
de un artículo y recibo un pedido de 20 (Cantidad) del cual marco como
7 a entregar (CantidadTramitar) reservado 3 por si se recibe alguna urgencia,
el resultado será en alñmacén Cantidad: 10, Cantidad pedida: 20, Cantidad
reservada: 7, Cantidad disponible: 3
- CantidadTramitada: Es aquella cantidad que ya se ha entregado o fabricado.
Ya no tiene efecto sobre las existencias y en cambio lo tendrá un registro
que se habrá generado en la tabla "Movimiento"
- CantidadAnulada: Esta cantidad permite anular parte del valor del campo
"Cantidad" sin modificar éste. Siempre se debe cumplir que Cantidad
sea mayor que CantidadTramitada + CantidadAnulada y que CantidadTramitar sea
menor o igual que Cantidad - CantidadTramitada - CantidadAnulada.
Comentarios adicionales relacionados con las fechas de los movimientos
Cada registro de movimiento tiene un campo fecha y una serie de campos que
lo asignan a un cierto documento. Los registros de la tabla "MovimientoPrevisto"
pertenecen siempre a un sólo documento: Pedido, Pedido a proveedor o Orden de
fabricación. Por lo tanto en cualquier proceso que modifique los registros de
esta tabla, el campo Fecha debería quedar con el mismo valor que el campo "Fecha"
de la tabla correspondiente al documento al que pertenecen. Los registros de
la tabla "Movimiento" pueden pertenecer a Albaranes y Facturas de
Clientes y Proveedores. La particularidad consiste en que un mismo movimiento
puede pertenecer a un albarán y a una factura (ambos documentos de cliente o
de proveedor, es decir, un movimiento no puede pertenecer a un albarán de cliente
y al mismo tiempo a uno de proveedor, ya que en un caso es una salida y en el
otro una entrada) Cada registro de movimiento pertenecerá por tanto (según los
valores de los campos que indican el documento al que pertenecen) a uno o dos
documentos según los siguientes casos:
- Sólo a un albarán si éste todavía no se ha facturado
- Sólo a una factura si se ha generado directamente la factura sin haber creado
un albarán
- A un albarán y también a una factura si se ha creado un albarán y posteriormente
se ha utilizado alguna opción de generación de la factura correspondiente
al albarán.
Si el movimiento sólo pertenece a un documento, el campo "Fecha" de
la tabla movimiento deberá tener el valor del mismo campo del documento. En el
caso en el que pertenezca a albarán y factura, como pretende reflejar aquella
en que realmente se ha producido el movimiento deberá mantener la fecha del albarán,
no la de la factura. Por ello todos los procedimientos de actualización de facturas
y albaranes y de generación de facturas a partir de albaranes deberán tener en
cuenta que la fecha a mentener en el movimiento sea la del albarán.
Problemas con las existencias.
Aunque las existencias se controlen en tiempo real, existen
diferentes motivos que pueden hacer que las exitencias registradas no sean las
correctas. En estos casos se hace necesario aplicar las técnicas de resolución
de problemas con las existencias.
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