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Doc. Ref. 7813
Título: Control de movimientos
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 18/06/2007


Control de movimientos

Las referencias de artículos están divididas en niveles: materia prima, diferentes niveles de compuestos, montajes, asociaciones en envases o presentaciones, productos acabados, etc. Todos los artículos, sean del nivel que sean, están referneciados en la tabla "Articulo" y se gestionan con formularios e informes disponibles. El campo "Codigo" contiene la referencia y el campo "Nivel" contiene las claves "Materia prima", "Compuesto", "Producto acabado", etc.  para indicar el estadio de producción al que pertenecen. La tabla "NivelArticulo" contiene los posibles niveles.

Las fórmulas que relacionan la composición de un artículo de un nivel en las diferentes cantidades del nivel anterior se encuentran en la tabla "Composicion", en los campos "Articulo" que indica el artículo compuesto, el campo "Componente" que indica el código del componente y el campo "Cantidad" que indica la cantidad de este componente. Así un artículo que esté compuesto de otros tres tendrá tres registros en esta tabla.Los diferentes documentos que en el sistema hexa permiten gestionar movimientos de artículos son los siguientes:

 

Documento

Tablas Qué gestiona este documento
Pedido de cliente Pedido, MovimientoPrevisto Cantidades de artículos pedidas por clientes: cantidades pedidas en almacén y reservadas.
Pedido a proveedor PedidoProveedor, MovimientoPrevisto Cantidades de artículos pedidas a proveedores. Previsiones de entrada en almacén.
Orden de fabricación OrdenFabricacion, MovimientoPrevisto Cantidades de artículos previstas para fabricar. Previsiones de entrada en almacén.
Albaran interno AlbaranInterno, Movimiento Otros movimientos de artículos: movimientos resultantes de la fabricación, pérdidas, deteriorados, caducidades, ajustes, muestras, etc. 
Albaran a cliente Albaran, Movimiento Movimientos de artículos por entregas a clientes.
Albaran de proveedor AlbaranProveedor, Movimiento Movimientos de artículos por recepciones de proveedor.
Factura a cliente Factura, Movimiento Facturación a clientes.
Factura de proveedor FacturaProveedor, Movimiento Facturación de proveedores.

 

Como se puede comprobar en la tabla anterior, la tabla "MovimientosPrevistos" gestiona previsiones de movimientos que todavía no se han producido: las líneas de pedidos de clientes y a proveedores y las líneas de las órdenes de fabricación. Los registros de la tabla "Movimiento" contienen las líneas de albaranes y facturas, es decir, los movimientos reales. Es importante recalcar que al facturar un albarán, se genera un nuevo registro en la tabla "Factura" pero no se generan nuevos registros en la tabla "Movimiento" ya que los mismos registros que pertenecían al albarán se asignan también a la factura. Para ello se utiliza los campos "AlbaranPrefijo", "AlbaranNumero", "FacturaPrefijo" y "FacturaNumero" de la tabla "Movimiento".

Se puede realizar cualquier proceso de generación de movimientos y documentos a partir de otros: órdenes de fabricación a partir de artículos bajo cantidad mínima de existencias o de pedidos de clientes, albaranes de entrega a partir de pedidos, facturas a partir de albaranes, facturas diréctamente a partir de pedidos, procesos inversos como órdenes de fabricación a partir de entregas, etc. Para controlar la situación de cada documento en relación con su estado, se utiliza el campo "Estado" de cada una de las tablas. Los valores y las consecuencias que se consideran fijas dentro del sistema son los siguientes:

Tabla Valor Estado Consecuencias
OrdenFabricacion Pendiente Ninguna línea de la orden de fabricación ha sido producida. Se puede proceder a su producción, total o parcial.
  Parcial Parte de las líneas de la orden de fabricación han sido ya producidas. Se puede realizar la producción total o parcial del resto pendiente.
  Fabricado Todas las líneas de fabricación han sido producidas o anuladas. Ya no es posible hacer nada más con esta orden de fabricación.
Pedido (de cliente o proveedor) Pendiente aceptar Ninguna línea del pedido ha sido entregada. No se puede proceder a su entrega porque es necesaria una confirmación.
  Pendiente entregar Ninguna línea del pedido ha sido entregada. Se puede proceder a su entrega, total o parcial.
  Parcial Parte de las líneas del pedido han sido ya entregadas. Se puede realizar la entrega total o parcial del resto pendiente.
  Entregado Todas las líneas de fabricación han sido producidas o anuladas. Ya no es posible hacer nada más con esta orden de fabricación.
Albarán interno ------ Es un documento interno consecuencia de otros procesos que no genera ningun otro porceso, por el que su estado no tiene consecuencias.
Albarán (de cliente o proveedor) Diferente de "Entregado" No se puede generar factura porque se supone que falta algún trámite por realizar. Si que se puede realizar proceso de generación de documentos anteriores como una orden de fabricación de estas mercancías, después del cual debe pasar a "Entregado" para que no se pueda repetir el proceso.
  Entregado Se puede realizar el proceso de facturación. Siempre es completo, nunca parcial. No se puede realizar ningún proceso de generación de orden de fabricación de las mercancías entregadas.
  Facturado Está facturado, no se puede realizar ningún porceso más con este albarán.

 

El control de las partes entregadas o producidas en los registros de la tabla "MovimientoPrevisto" se realiza de la siguiente manera:

Comentarios adicionales relacionados con las fechas de los movimientos

Cada registro de movimiento tiene un campo fecha y una serie de campos que lo asignan a un cierto documento. Los registros de la tabla "MovimientoPrevisto" pertenecen siempre a un sólo documento: Pedido, Pedido a proveedor o Orden de fabricación. Por lo tanto en cualquier proceso que modifique los registros de esta tabla, el campo Fecha debería quedar con el mismo valor que el campo "Fecha" de la tabla correspondiente al documento al que pertenecen. Los registros de la tabla "Movimiento" pueden pertenecer a Albaranes y Facturas de Clientes y Proveedores. La particularidad consiste en que un mismo movimiento puede pertenecer a un albarán y a una factura (ambos documentos de cliente o de proveedor, es decir, un movimiento no puede pertenecer a un albarán de cliente y al mismo tiempo a uno de proveedor, ya que en un caso es una salida y en el otro una entrada) Cada registro de movimiento pertenecerá por tanto (según los valores de los campos que indican el documento al que pertenecen) a uno o dos documentos según los siguientes casos:

Si el movimiento sólo pertenece a un documento, el campo "Fecha" de la tabla movimiento deberá tener el valor del mismo campo del documento. En el caso en el que pertenezca a albarán y factura, como pretende reflejar aquella en que realmente se ha producido el movimiento deberá mantener la fecha del albarán, no la de la factura. Por ello todos los procedimientos de actualización de facturas y albaranes y de generación de facturas a partir de albaranes deberán tener en cuenta que la fecha a mentener en el movimiento sea la del albarán.

Problemas con las existencias.

Aunque las existencias se controlen en tiempo real, existen diferentes motivos que pueden hacer que las exitencias registradas no sean las correctas. En estos casos se hace necesario aplicar las técnicas de resolución de problemas con las existencias.

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