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Doc. Ref. 8894
Título: Ejemplo de corrección de inventario
Autor: Hexa
Última actualización: 23/09/2011


Ejemplo de corrección de inventario

El inventario de existencias puede descuadrar como consecuencias de fallos externos al sistema. Hexa dispone de sistemas de autocorrección para cuadrar los cálculos. Pero se debe tener en cuenta la posibilidad de que antes de que actúen, una persona puede haber hecho una corrección manual al darse cuenta de que la cantidad de unidades de un artículo no era correcta. En este documento se describe un ejemplo real y sencillo con el objetivo de ayudar a entender los diferentes escenarios que se pueden producir ante este problema.

Es lunes y Juan, responsable del almacén, ha hecho un albarán de entrada de "7" unidades de un artículo y uno de salida de "3". Las existencias finales indican "4". Esto es porque "+7 - 3 = 4"

Al día siguiente, martes, hace una salida de "1" que queda registrada en el albarán de salida, pero ocurre un fallo en el sistema y en la base de datos no queda registradas las existencias finales que siguen en "4". El cálculo es + "7 – 3 - 1 = 3" pero por culpa del fallo del sistema, éste sigue indicando "4"

Escenario 1:

La siguiente noche se ejecuta automáticamente un proceso de revisión de existencias con la opción de "generar los movimientos de corrección necesarios en un albarán interno" en caso de descuadre. El proceso detecta que las existencias deberían ser "3" y marcan "4" por lo tanto genera un movimiento de entrada "+1" para hacerlo cuadrar. El resultado final es "+7 -3 -1 +1 = 4"

Este movimiento "+1" queda marcado como de corrección y llama la atención de Juan al día siguiente, miércoles, por que comprueba siempre el resultado de las revisiones. Juan decide contar las existencias en el almacén y ve que en realidad deben ser "3". Lo que hace es eliminar el movimiento de corrección "+1" y las existencias pasan a ser tres porque ya solo queda los movimientos correctos: "+7 -3 -1 = 3"

Escenario 2:

El mismo día, el martes, antes de que se ejecute ningún proceso de comprobación, Juan que siempre que dispone de tiempo aprovecha para revisarlo todo, detecta que el sistema le está diciendo que hay "4" unidades y ve que en el almacén solo hay "3". No sabe que es un fallo del sistema, piensa que esa unidad se ha perdido. Pero como no está tranquilo con las existencias incorrectas, introduce un albarán interno con el concepto "unidad extraviada" y cantidad "-1". El sistema resta 1 y pasa a indicar existencias "3" pero la información almacenada no es correcta: "+7 -3 -1 -1" que en realidad resultaría en "2".

Escenario 2A:

Por la noche se ejecuta automáticamente un proceso de revisión de existencias con la opción de generar los movimientos de corrección necesarios en caso de descuadre. El proceso detecta que las existencias deberían ser "2"y marcan "3" por lo tanto genera un movimiento de entrada "+1" para hacerlo cuadrar. El resultado final es "+7 -3 -1 -1 +1 = 3" que es correcto.

Juan duerme mal aquella noche preocupado por que ha desaparecido una unidad de su almacén. Sabe que por la noche se ejecuta un proceso de comprobación. Al día siguiente, miércoles, nada más llegar a su puesto de trabajo, vuelve a revisar los movimientos y detecta que se ha realizado un movimiento inverso a la corrección que hizo él. En seguida comprende que se trataba de un fallo del sistema y que el proceso nocturno ha generado la corrección inversa. Para evitar información redundante elimina su corrección "-1" y la del sistema "+1" quedando solo registrada la información correcta "+7 -3 -1 = 3"

Escenario 2B:

Como casi nunca ocurren fallos, el proceso de comprobación sólo se ejecuta una vez al mes. Un mes más tarde se ejecuta automáticamente el proceso con la opción de generar los movimientos de corrección necesarios en caso de descuadre. El proceso detecta que las existencias deberían ser "2" y marcan "3" por lo tanto genera un movimiento de entrada +1 para hacerlo cuadrar. Pero durante el mes, ha habido miles de movimientos y el resultado final es "+7 -3 -1 -1 +1 +250 -3 -4- 8 -1 -4 -5 -12 -3 -34 etc, etc, etc… -= 3" que realmente es correcto pero imposible de revisar manualmente.

Juan que ha estado ocupadísimo sirviendo esos miles de pedidos ya no recuerda que hizo una corrección un mes antes para cuadrar el stock, pero no pasa nada porque el sistema le ha hecho una corrección para que las existencias estén bien calculadas. Cuando Juan hace un inventario, el stock le cuadra perfectamente.

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