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Doc. Ref. 7824
Título: Ejercicios contables
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 18/06/2007


Ejercicios contables

La gestión contable suele separarse en ejercicios contables que normalmente suelen ser de un año.

El primer día de este periodo debe haber un asiento, al que denominaremos "de apertura" en el cual existe un apunte por cada una de las cuentas que tienen saldo en el inicio del ejercicio. Antes de este asiento, todas las cuentas tienen saldo cero. Después de él el sado de cada cuenta es el saldo inicial del ejercicio. El número de este asiento debe ser siempre el uno.

Durante todo el ejercicio, se crean asientos cuyos apuntes modifican los saldos de las cuentas día a día. Cuando finaliza el ejercicio, se debe crear dos asientos: el de "Regularización" y el de "Cierre".

El asiento de regularización contiene un apunte por cada una de las cuentas de los grupos 6 y 7 del Plan general Contable y un apunte de la cuenta de pérdidas y ganancias (normalmennte la 1290000) con el importe necesario para que el asiento cuadre. El apunte de esta cuenta representa el beneficio o pérdida del ejercicio como diferencia de los saldos de todas las cuentas de ingresos y ventas (grupo 7) y compras y gastos (grupo 6). Con al asiento de regularización, todas las cuentas de los grupos 6 y 7 quedan saldadas.

El asiento de cierre contiene un apunte por cada una de las cuentas de los grupos 1 al 5. Con el asiento anterior, la suma de todos los saldos de estas cuentas debe ser cero y por lo tanto este asiento debe cuadrar.

Una vez realizados los dos asientos, el saldo de todas las cuentas debe quedar a cero. Finalmente se debe crear el asiento de apertura del siguiente ejercicio que debe ser igual que el de cierre pero con todos los apuntes en sentido inverso (los importes acreedores como deudores y viceversa). La única diferencia consiste en que el importe de la cuenta de pérdidas y ganancias, se debe asignar a la cuenta de resultados del ejercicio para su posterior distribucion (normalmente la 1200000 si son beneficios o la 1210000 si son pérdidas).

Los registros de cuentas tienen dos campos denominados "DebeInicial" y "HaberInicial". El contenido de estos campos debe coincidir siempre con el conjunto de los apuntes del asiento de abertura, es decir, el asiento de apertura debe tener un apunte por cada una de las cuentas con saldo incial. Para que el asiento de apertura cuadre, es por lo tanto necesario que la suma de tocos los campos debe iniciales de las cuentas coincida con la suma de todos los haber. Estos valores inciales tienen las siguientes utilidades:

El sistema Hexa permite, a diferencia de la algunos sistemas de gestión, trabajar con varios ejercicios al mismo tiempo. Por ejemplo, si se comienza ell ejercicio 1998 con el asiento de apertura nº1 con fecha 1/1/1998, se puede trabajar en un ejercicio contínuo durante todo el año y comenzar 1999 si cerrar el anterior. En un sistema en el que se deba cerrar el 98 para trabajar en el 99 obliga a deshacer y volver a repetir el cierre cuando se realizan durante los primeros meses del 99 cambios en el ejercicio 98. Cuando se decide que la información del ejercicio de 1998 ya es fija (siempre será antes de los plazos legales de presentación de la información contable a efectos fiscales y de registro) se debe realizar el siguiente proceso:

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