Doc. Ref. 7843 Título: Gestión de cobros Autor: Philippe Calvó Última actualización: 19/06/2007

Gestión de Cobros

La gestión de cobros gira siempre alrededor de la tabla "Recibo". Cualquier vencimiento pendiente de una factura a cliente o cobro realizado corresponde con un registro de esta tabla.

También es posible dar de alta un recibo que no pertenezca a ninguna factura, por ejemplo, en el caso del cobro de un anticipo.

Antes de utilizar las funciones de cobros a clientes y gestión de recibos a las que se accede desde la parte final del menú de facturación, es necesario conocer el funcionamiento del sistema de cobros.

• Campos de control del estado de cobro de los recibos.

Hexa-SGN ofrece un sistema de tramitación de la domiciliación de adeudos a una entidad bancaria. Para ello es necesario generar una remesa de recibos a domiciliar.

El menú estándar "Facturación" incluye, además de las opciones de gestión de facturación a clientes, las de gestión de cobros:

• Recibos que da acceso al formulario de Exploración de recibos.
• Selección de recibos.
• Listado básico de recibos permite seleccionar cirterios y obtener un listado de tipo "Data Report".
• Listado flexible de recibos permite seleccionar cirterios y escoger entre diferentes listados de tipo "Crystal Reports" fácilmente adaptables a las necesidades del usuario.
• Impresión de recibos permite seleccionar cirterios y escoger entre diferentes listados de tipo "Crystal Reports" fácilmente adaptables a las necesidades del usuario para la impresión de recibos.

Como ayuda a la selección de recibos, se dispone de dos funciones muy potentes que permiten agruparlos según la situación de cada uno o seleccionarlos para llevarlos al descuento.

• Actualización de grupos en recibos
• Selección de recibos para descuento

Además se dispone de las opciones de marcado de recibos:

• Marcado flexible de recibos para realizar cualquier cambio en los datos de un grupo de recibos.
• Cobro de recibos para marcar recibos como cobrados, descontados o devueltos con todos los datos relacionados.

La generación de remesas bancarias en soporte magnético para la gestión de su cobro crea registros en las tablas de adeudos "AdeudoCSB19" y "AdeudoCSB58". Cada uno de los recibos que se tramita crea un registro en la tabla correspondiente según el formato a utilizar. Cada conjunto de adeudos tramitados forma una remesa y cada una de ellas está identificada por un registro en la tabla "Remesa". En cada uno de los registros de adeudos se almacena la información del cobro y en el de la remesa la información común como la fecha de entrega o el banco en el que se ha tramitado.

Las opciones relacionadas con las realización de remesas bancarias son las siguientes:

• Remesas da acceso a la Exploración de remesas bancarias.
• Generación de remesas da acceso a un formulario que llama a todos los procesos relacionados con la tramitación de remesas
• Adeudos CSB19 da acceso a la Exploración de adeudos formato CSB19
• Adeudos CSB58 da acceso a la Exploración de adeudos formato CSB58
• Adeudos CSB32 da acceso a la Exploración de adeudos formato CSB32

Finalmente se dispone de opciones de control de saldos:

• Saldos de clientes según recibos pedientes. Es un listado implantado con Data Report que visualiza el saldo de cada cliente en función de sus recibos pendientes y permite contrastarlo con la contabilidad para detectar errores en ésta.

El importe que un cliente nos debe es el "riesgo" de este cliente. El documento "Gestión de riesgos" expica las considetraciones a tener en cuante en relación con los riesgos en el Hexa-SGN

Finalmente se detallan una serie de procesos de ejemplos habituales de procesos a realizar relacionados con los cobros:

• Agrupar de recibos en un mismo vencimiento
• Proceso completo de creación, marcado y contabilización de una remesa domiciliada