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Doc. Ref. 7846
Título: Gestión de existencias
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 19/06/2007


Gestión de existencias

La gestión de existencias se realiza en tiempo real, es decir, siempre se dispone de las existencias actuales sin necesidad de realizar ningún recálculo. El sistema se basa en dos tablas:

Existe un sistema de control de movimientos que actualiza en tiempo real las existencias de cada artículo a medida que se producen movimientos.

Obtener más información sobre el control de movimientos

Los registros de movimiento son líneas de albaranes o de facturas, ya sean de cliente (salidas) o proveedor (entradas). Es importante recordar que si una factura corresponde al contenido de uno o varios albaranes, los registros de movimientos de la factura son los mismos que los de los albaranes a los que corresponde. Si una factura se ha introducido directamente, entonces los registros de movimiento sólo pertenecen a la factura.

Pero existen más registros de movimientos que pertenecen a otro tipo de albaranes: los Albaranes internos (tabla "AlbaranInterno"): Estos sirven para hacer ajustes manuales en las existencias (correcciones, mermas, excedentes, pérdidas, etc.) y también sirven de soporte a los movimientos generados por la producción. Cuando se ejecuta una órden de fabricación, se genera siempre un albarán interno que contiene los movimientos que ha provocado: reducciones de materias primas y aumento de los artículos fabricados, ya sean compuestos intermedios o productos acabados.

Las opciones de gestión de existencias en el menú estándar son las siguientes:

Los listados de cantidades en documentos permiten analizar las cantidades totales de cada artículo en pedidos, albaranes y facturas. Se pueden especificar diversos criterios de selección. Con ello se genera en una hoja excel un listado de artículos con la cantidad total en el documento correspondiente. Opcionalmente se puede desglosar cada cantoidad de artículo en todos los documentos en que aparece y visualizar importes. Estos listados permiten responder a preguntas como ¿Que cantidad tengo pendiente de entregar de un artículo? ¿Y cuanta reservada? ¿En que pedidos está presente esta cantidad? ¿Cuanto he entregado de un artículo en este mes a un cliente? ¿Que importe supone? ¿Cuanto he facturado de este artículo el año pasado? etcétera.

Hexa permite, además, controlar las unidades y los lotes afectados por los movimientos. Las tablas MovimientoLote y MovimientoUnidad desglosan cada movimiento en las unidades (con sus números de serie) y/o los lotes correspondiente (con sus números de lote). Las tabla Unidad y Lote permiten definir características de una unidad o un lote concreto como la fecha de fabricacón o de caducidad.

Se dispone de opciones para explorar directamente estas cuatro tablas aunque, lo habitual es acceder a esos exploradores conectando mediante botones de acción desde otros exploradores.

Existen dos formas de gestionar los bultos de una expedición. Si simplemente nos interesa saber el número de bultos, bastará con indicarlo en el albarán e imprimir el nº de copias correspondiente de la etiqueta. Pero si queremos gestionar de forma particularizada cada bulto, podemos utilizar la tabla Bulto. Así podríamos, por ejemplo, saber el lote de producto que hay en cada bulto e imprimirlo en la etiqueta.  La opción de exploración de bultos permite revisar esa tabla. En este caso, como en los anteriores, lo habitual sería acceder a la exploración desde otros formularios.

Para la realización de inventarios, se dispone de un listado básico de existencias y otro flexible realizado con Crystal Reports. El listado de evolución de existencias de un artículo permite conocer el histórico de movimientos que povoca la situación actual. Se presenta en formato excel para facilitar que el usuario pueda analizar la información de forma interactiva.

Finalmente, todos los procesos relacionados con la comprobación y corrección de problemas con las existencias se ha englobado en la opción:

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