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Doc. Ref. 7875
Título: Proceso completo de creación, marcado y contabilización de una remesa
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 20/06/2007


Proceso completo de creación, marcado y contabilización de una remesa domiciliada

En este documento se describe un ejemplo de proceso completo de generación de una remesa.

Datos de la gestión a realizar

La remesa que queremos realizar, incluye todos los recibos de vencimiento entre el 25/5/2003 y el 31/5/2003 No queremos incluir el 03-45601 porque no estamos seguros de que se pueda cobrar. Al recibo 03-44201 que tiene vencimiento 24/5/2003, le cambiaremos el vencimiento al día 25 para así poder agruparlo con los demás. La remesa será transmitida con fecha 15/4/2003 al banco "3" por internet para su descuento. Una vez conformada la tramitación por el banco, se contabilizará.

1. Selección de los recibos

Para poder especificar los recibos a remesar, usaremos la técnica de las selecciones. Las selecciones pueden ser normales o múltiples. Una selección múltiple guardada la información en una tabla a parte y permite que diferentes usuarios mantengan sus propias selecciones. Las selecciones normales utilizan el campo "Seleccionado" de la tabla, en este caso, "Recibo". Cuando un usuario hace una selección de este tipo, ningún otro usuario puede usar esta prestación porque interferiría.

En nuestro caso, utilizaremos selecciones normales. Desde el menú Facturación / Selección de recibos, escogeremos la opción "Anular selección" sin ningún criterio más para anular cualquier selección anterior. Seguidamente escogeremos "Seleccionar" y los siguientes criterios:

Al ejecutar obtenemos una selección de, por ejemplo, 423 recibos.

Seguidamente, podemos añadir a la selección el recibo 03-44201 utilizando la misma opción y especificando como criterio el prefijo "03" y número 44201.

Para eliminar la selección del recibo 03-45601 podemos utilizar esta misma opción, pero lo haremos con otro sistema: comprobaremos y retocaremos manualmente la selección con el explorador de recibos. Para ello escogeremos la opción Facturación / Recibos y especificaremos como criterio "Seleccionados=No". Pulsaremos actualizar y veremos una lista de 424 recibos. Localizaremos, utilizando la barra de desplazamiento vertical, el número 03-45601 y haremos "click" sobre él con el ratón. Pulsando el botón de acción "Seleccionar" podemos cambiar su estado de selección al opuesto. Pulsando el botón "Actualizar" podremos comprobar que el explorador muestra ahora 423 recibos.

2. Preparación de la remesa domiciliada.

Para que un recibo pueda ser domiciliado, es necesario que su forma de pago comience por "Recibo domiciliado". Siempre es bueno comprobar antes de crear la remesa que todos los recibos tienen este estado.

La opción Facturación / Generación de remesas es la que nos permite crearlas. Lo primero que hay que hacer es escoger el formato que vamos a utilizar para emitir la remesa. Los dos formatos habituales en la actualidad son los definidos por el consejo superior bancario como CSB-19 y CSB-58. El primero se caracteriza por necesitar que todos los recibos de la remesa tengan el mismo vencimiento. Por ello se utiliza para enviar un conjunto de recibos al cobro cuando a llegado su vencimiento. El CSB-58 permite que cada recibo tenga su propio vencimiento. Por ello es habitual utilizarlo para enviar un conjunto de recibos con diferentes vencimientos, al descuento. El banco nos abona el importe de los recibos y se encarga de ir cobrándolos a los clientes a medida que llegan los vencimientos. En este caso, el formato elegido es el CSB58.

Además, escogemos la opción "Sólo seleccionados" y el código de banco "3". Esta opción obliga a especificar un rango de vencimientos. Como los recibos ya quedan delimitados por la selección, cualquier rango que los englobe a todos nos será valido. Pondremos desde 1/1/2005 hasta 31/12/2005

Pulsando ejecutar, se generará la remesa de la cual obtendremos un número (por ejemplo el 233). Este numero corresponde a un registro de la tabla "Remesa" y a 423 registros de la tabla "AdeudoCSB58".

3. Comprobación de la remesa generada.

Si deseamos comprobar la remesa, podemos entrar en la opción Facturación / Remesas y especificar el número. Pulsando actualizar obtendremos esta remesa y, mediante el botón de acción "Adeudos" se puede explorar los adeudos La información del registro de remesa y la de los adeudos es exactamente la que se enviará al banco en un fichero. Por ello, si por el motivo que fuera, necesitásemos cambiar un dato de forma extraordinaria, este es el momento de hacerlo. Un ejemplo sería la posibilidad de añadir un texto en el concepto del adeudo que queramos que quede reflejado en el concepto que recibirá el cliente en el documento truncado que recibirá de su banco. Los cambios que se realizan aquí se pueden hacer sin problema porque no afectan a los recibos.

Si nos hubiéramos equivocado haciendo la remesa, no hay problema en generar una nueva con nuevos adeudos. La información de remesas y adeudos es totalmente redundante y supone simplemente un paso intermedio entre nuestro sistema y el del banco. Lo único importante es tener un control estricto de si enviamos o no cada remesa al banco. Para esto, se puede utilizar la fecha de tramitación y las observaciones de la remesa.

4. Envío de la remesa al banco.

El envío de la remesa al banco se realiza en dos pasos: creación del fichero y transmisión a la entidad bancaria, normalmente a través de internet.

Para la generación del archivo, se utiliza de nuevo la opción Facturación / Generación de remesas. Hay que escoger la opción "Generar archivo de envío de una remesa", especificar el número de remesa (en nuestro caso la 233) y especificar el nombre del fichero a generar.

Una buena costumbre es disponer de un directorio (por ejemplo en hexa/remesas) donde ir guardando todas las remesas que vamos realizando. El nombre de cada archivo es libre y es bueno codificarlo de forma coherente (por ejemplo con las iniciales del banco y el número de remesa: BRC00233.TXT) Así dispondremos de un histórico de remesas que podremos consultar en caso de dudas.

Pulsando "Ejecutar" se generará el fichero y se mostrará información sobre la generación.

El segundo paso, la transmisión al banco, se realizará según el sistema que nos haya suministrado éste. En algunas entidades, basta con entrar en su web y mediante una contraseña, entrar en una opción que nos permite "subir" el fichero. Otros bancos disponen de un sistema más largo que nos obliga a instalar una aplicación en nuestro ordenador, importar la remesa y luego transmitirla. En cualquier caso, el sistema suele ser sencillo. En el caso en que falle internet, siempre queda la opción de copiar la remesa en un diskete y entregarlo en una oficina.

5. Marcar la remesa como tramitada y descontada.

En este momento, nosotros ya hemos realizado la parte del trabajo que nos corresponde y pasa a ser la entidad bancaria quien se encarga de la gestión de la remesa. Ya podemos dar por tramitados los recibos aunque tal vez queramos esperar para decidir que estos recibos ya están descontados.

Para marcarlos como tramitados basta con utilizar la siguiente opción del formulario de gestión de remesas "Marcar una remesa como tramitada en fecha especificada"

Una muy buena costumbre es entrar en el registro de la remesa y anotar en las Observaciones un pequeño comentario sobre el proceso realizado: "Remesa preparada y enviada al banco por Javier el día 15/1/2003 a las 10h45". Seguro que el día que encontremos algo que no cuadra y no estemos seguros de lo que hicimos, agradeceremos estas notas.

Cuando estamos ya convencidos de que la remesa ha llegado al banco, podemos marcar los recibos como descontados. Para ello tenemos que utilizar la opción Facturación / Cobro de recibos. En esta opción, especificamos como criterio el número de remesa (en nuestro caso la 233), como opción de marcar, "Descontado", en la fecha, ponemos la del día de descuento y el número de banco (en nuestro caso el 3).

6. Contabilizar el descuento

El último proceso a realizar es la generación de los asientos correspondientes al descuento. Desde la opción Contabilidad / Contabilización de documentos, escogeremos la opción "Recibos" y dejaremos activado sólo "Descuento", no "Cobro" ni "Devolución". Especificaremos como criterio el número de la remesa y pulsaremos "Ejecutar"

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