Buscar palabras clave en la documentación    Buscar Ayuda

Doc. Ref. 9657
Título: Provisiones de fondos
Autor: Hexa
Última actualización: 01/01/2008


Provisiones de fondos

El concepto de “Provisión de fondos”

Con el objetivo de controlar de forma clara la relación entre una factura y su cobro o pago, Hexa obliga a que la suma de los importes de los vencimientos de ésta cuadren con su importe total. Pero existen casos en que esto no puede ser así, como por ejemplo, cuando un cliente realiza el pago anticipado en el momento del pedido, cuando la factura todavía no existe. O aquellos negocios en los que se solicita al cliente una “provisión de fondos” antes de entregar mercancías o prestar servicios y cuando todavía no se conoce el importe real que se le va a facturar.

El campo booleano “ProvisionFondos” indica, si es verdadero, que el sistema no debe generar automáticamente recibos de cobro o pagos como vencimientos de una factura de cliente o proveedor sino que las débitos o créditos generadas por las facturas y los cobros y pagos, se gestionan de forma independiente.

El campo “ProvisionFondos” forma parte de los registros de Cliente y Proveedor y también de los documentos Pedido, Albaran y Factura de clientes y proveedores, así como los de Recibo y Pago. Al crearse un documento de cliente o proveedor, este campo hereda el valor del registro del que procede.

Los recibos de cobro y los pagos disponen también de campos para ser asignados a pedidos de venta o compra y albaranes de entrega o recepción respectivamente. Así, un pago anticipado de un pedido o a cuenta de una entrega se puede asignar al documento correspondiente. Cuando se entrega o recibe un pedido, esta información de cobro o pago se traslada al albarán correspondiente y cuando se factura, a la factura correspondiente. Esto es especialmente interesante cuando la provisión de fondos de un cliente o proveedor está activada porque relaciona estas provisiones con un pedido o entrega concretos.

Relación entre facturas y sus vencimientos

Cuando se valida una factura, si no está activado el campo “ProvisionFondos”, se obliga a que la suma de los vencimientos cuadre con el total de la factura. Si no es así, se eliminan y se vuelven a generar según las condiciones y plazos correspondientes a los datos del cliente. Si se activa “ProvisionFondos”, se permite que esta suma no cuadre.

Es importante recordar que, cuando el campo “ProvisionFondos” no está activado y la suma de los cobros o pagos no cuadra, al validar una factura Hexa sobreescribe la información de vencimientos con los que correspondan a las condiciones y plazos correspondientes del registro de cliente o proveedor.

Una factura con alguna gestión de cobro realizada no se puede modificar a no ser que tenga activado el campo “ProvisionFondos”. La única forma de modificarla sería desmarcar el cobro utilizando la opción de marcado flexible de cobros.

Si se marca desactiva en una factura el campo “ProvisionFondos” con recibos cuya suma no cuadra con el total de la factura y alguno de ellos está marcado como cobrado, los cobros existentes se mantendrán y esta factura no se podrá volver a modificar a no ser que se demarquen los cobros con la opción de marcado flexible de cobros.

Edición de recibos de cobro y pagos

En la edición de recibos, los datos de cobro, descuento, devolución y sus respectivas fechas reales o previstas, así como el banco de cobro no se pueden modificar. Para hacerlo es necesario utilizar las opciones específicas de marcado normal (para casos ordinarios como marcar un cobro realizado) o flexible (para casos extraordinarios como deshacer un cobro). En los pagos ocurre lo mismo con la el pago, su fecha y el banco.

Al editar un recibo o pago que no tiene activado “ProvisionFondos”, es decir, que forma parte de la suma de vencimientos que cuadran con el importe de una factura, no se puede modificar su fecha, datos del cliente o proveedor, número de la factura a la que pertenece ni su importe.

Creación de cobros o pagos independientes de facturas

Sólo se permite dar de alta recibos de cobro a clientes o pagos de proveedor independientes de la factura si el cliente o proveedor correspondientes tienen activado el campo “ProvisionFondos”.

Cuando se gestiona los cobros o pagos en situaciones de provisión de fondos desactivada de forma que la suma de los asignados a cada factura coincide siempre con el total de la factura, el saldo de cobros o pagos pendientes de un cliente o proveedor debería coincidir con su saldo contable. Cuando un cliente o proveedor funciona en situación de provisión de fondos activada, este saldo ya no tiene por qué coincidir y la situación deudora o acreedora de un cliente o proveedor se evaluará por su saldo contable.

Puede existir situaciones en las que al desactivar o activar el campo “ProvisionFondos” en clientes o proveedores y sus documentos de compraventa (facturas, albaranes y pedidos) cobros y pagos, existan casos mixtos en que algunas facturas coincidan en su total con la suma de los cobros o pagos y otras no. Si el usuario provoca este tipo de operaciones, debe ser responsable de controlar cada cas

Tags Relacionados:

cobro pago cliente proveedor contabilidad anticipo saldo