Doc. Ref. 7881 Título: Resolución de problemas con las existencias Autor: Philippe Calvó Última actualización: 20/06/2007

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Resolución de problemas con las existencias

El sistema hexa mantiene la información de existencias en el registro de cada artículo y en caso necesario para cada almacén.También se mantiene registro de las existencias pedidas y reservadas. El valor de existencias en un momento dado tiene que ser el inicial más las sucesivas entradas y salidas que se han producido.

Por ejemplo: [Inicial 3] + Entrada de 5 + Entrada de 4 - Salida de 3 = Stock final de [3] + 5 + 4 - 3 = 9

Como consecuencia de procedimientos con errores, fallos en el sistema (cortes de luz, fallos en equipos, etc.) o acciones incorrectas sobre la base de datos desde otras aplicaciones, la información de existencias en cada artículo puede tener valores incorrectos.

En este caso se hace necesario el uso de las herramientas de depuración y recálculo de las tablas de movimientos. El proceso básico es el de "Recáluclo de existencias" y "Recálculo de existencias pedidas y reservadas" Estas opciones se encuentran normalmente en el menú de comprobaciones de existencia.

Para ejecutar este tipo de opciones, la aplicación abre la base de datos en modo exclusivo (no debe haber nadie utilizándola para que se pueda hacer) para evitar que se intente realizar cambios mientras dura el proceso. Si hay alguien en la base de datos, el programa avisa y no deja realizar el proceso.

Las opciones de estos programas permiten escoger el modo de recálculo más conveniente:

Si acaba de ocurrir un problema (como por ejemplo un paro inesperado del sistema por un corte de luz) y queremos corregir las existencias inmediatamente, entonces las opciones a escoger son las siguientes:

Para el recalculo de existencias pedidas y reservadas Valores iniciales: Respetar. Validar la opción de asignar movimientos no asignados (es la opción por defecto)

Para el recálculo de existencias Calcular valores iniciales no activado  Asignar movimientos no asignados activado

Ejemplo:

[3] + 5 + 4 - 3 y el programa no ha tenido en cuenta la salida final de -3 y indica 12.

El recálculo aplicaría el valor inicial y realizaría el recálculo [3] + 5 + 4 - 3 = 9 para volver a dar el stock correcto

Si el problema ha ocurrido hace tiempo y lo detectamos ahora, es posible que ya lo hayamos corregido a base de introdicir albaranes internos de corrección. En este caso, si recalculásemos las existencias según el procedimiento anterior, desharíamos los errores que hemos corregido manualmente y el resultado sería incorrecto. En este caso, se debe escoger las siguientes opciones que modificarán los valores iniciales y harán el recálculo para que las existencias actuales no varíen.

Para el recalculo de existencias pedidas y reservadas Valores iniciales: ACTIVAR Calcular Validar la opción de asignar movimientos no asignados 

Para el recálculo de existencias ACTIVAR Calcular valores iniciales Asignar movimientos no asignados activado 

Ejemplo 1:

[3] + 5 + 4 - 3 y el programa no ha tenido en cuenta la salida final de -3 y indica 12.

Pero el usuario se ha dado cuenta de que 12 es incorrecto y ha introducido un albarán interno de -3 para que salga 12.

Si más adelante hiciéramos un recálulo "respetando valores inciales", éste sería [3] + 5 + 4 - 3 - 3 lo que daría 6 que es incorrecto.

En cambio si especificamos un recálculo "calculando valores inciales" entonces el sistema calcularía y guardaría en la base de datos el valor incial que tiene que haber para que el resultado sea 12, que es 6, con lo que quedaría [6] + 5 + 4 - 3 - 3 = 9

Ejemplo 2:

[3] + 5 + 4 - 3 = 9 pero resulta que el usuario cuanta en el almacén y resulta que salen 7 (ya que se han extraviado 2) por lo que cambia manualmente las existencias a 7.

Si más adelante hiciéramos un recálulo "respetando valores inciales", éste sería [3] + 5 + 4 - 3 lo que daría 9 que es incorrecto.

En cambio si especificamos un recálculo "calculando valores inciales" entonces el sistema calcularía y guardaría en la base de datos el valor incial que tiene que haber para que el resultado sea el de 7, que es 1, con lo que quedaría [1] + 5 + 4 - 3 = 7

Al pulsar el botón ejecutar se realizará el prcoeso. Antes de realizarse estos procesos, se comprueba que los registros de la base de datos se encuentren en buen estado. Si se detectan movimientos a los que les falta algun dato necesario para el recálculo, el programa avisa. En este caso, la mayor parte de los fallos se pueden solucionar con el procedimiento "Actualizar fechas de movimientos" que se encuentran en el mismo formulario. Si la actualización de fechas de movimientos no soluciona el problema, es posible que haya movimientos que no pertenecen a ningún documento. Entonces es necesario ejecutar el proceso "Eliminación de documentos vacíos y movimientos huérfanos"

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