 | Doc. Ref. 7881 Título: Resolución de problemas con las existencias Autor: Philippe Calvó Última actualización: 20/06/2007 |
Resolución de problemas con las existencias
El sistema hexa mantiene la información de existencias en el registro de cada
artículo y en caso necesario para cada almacén.También se mantiene registro de
las existencias pedidas y reservadas. El valor de existencias en un momento
dado tiene que ser el inicial más las sucesivas entradas y salidas que se han
producido.
Por ejemplo: [Inicial 3] + Entrada de 5 + Entrada de 4 - Salida de 3 = Stock
final de [3] + 5 + 4 - 3 = 9
Como consecuencia de procedimientos con errores, fallos en el sistema (cortes de
luz, fallos en equipos, etc.) o acciones incorrectas sobre la base de datos
desde otras aplicaciones, la información de existencias en cada artículo puede
tener valores incorrectos.
En este caso se hace necesario el uso de las herramientas de depuración y
recálculo de las tablas de movimientos. El proceso básico es el de "Recáluclo
de existencias" y "Recálculo de existencias pedidas y reservadas" Estas
opciones se encuentran normalmente en el menú de comprobaciones de
existencia.
Para ejecutar este tipo de opciones, la aplicación abre la base de datos en modo
exclusivo (no debe haber nadie utilizándola para que se pueda hacer) para
evitar que se intente realizar cambios mientras dura el proceso. Si hay alguien
en la base de datos, el programa avisa y no deja realizar el proceso.
Las opciones de estos programas permiten escoger el modo de recálculo más
conveniente:
Si acaba de ocurrir un problema (como por ejemplo un paro inesperado del sistema
por un corte de luz) y queremos corregir las existencias inmediatamente,
entonces las opciones a escoger son las siguientes:
Para el recalculo de existencias pedidas y reservadas Valores iniciales:
Respetar. Validar la opción de asignar movimientos no asignados (es la opción
por defecto)
Para el recálculo de existencias Calcular valores iniciales no activado
Asignar movimientos no asignados activado
Ejemplo:
[3] + 5 + 4 - 3 y el programa no ha tenido en cuenta la salida final de -3 y
indica 12.
El recálculo aplicaría el valor inicial y realizaría el recálculo [3] + 5 + 4 -
3 = 9 para volver a dar el stock correcto
Si el problema ha ocurrido hace tiempo y lo detectamos ahora, es
posible que ya lo hayamos corregido a base de introdicir albaranes internos de
corrección. En este caso, si recalculásemos las existencias según el
procedimiento anterior, desharíamos los errores que hemos corregido manualmente
y el resultado sería incorrecto. En este caso, se debe escoger las siguientes
opciones que modificarán los valores iniciales y harán el recálculo para que
las existencias actuales no varíen.
Para el recalculo de existencias pedidas y reservadas Valores iniciales: ACTIVAR
Calcular Validar la opción de asignar movimientos no asignados
Para el recálculo de existencias ACTIVAR Calcular valores iniciales Asignar
movimientos no asignados activado
Ejemplo 1:
[3] + 5 + 4 - 3 y el programa no ha tenido en cuenta la salida final de -3 y
indica 12.
Pero el usuario se ha dado cuenta de que 12 es incorrecto y ha introducido un
albarán interno de -3 para que salga 12.
Si más adelante hiciéramos un recálulo "respetando valores inciales", éste sería
[3] + 5 + 4 - 3 - 3 lo que daría 6 que es incorrecto.
En cambio si especificamos un recálculo "calculando valores inciales" entonces
el sistema calcularía y guardaría en la base de datos el valor incial que tiene
que haber para que el resultado sea 12, que es 6, con lo que quedaría [6] + 5 +
4 - 3 - 3 = 9
Ejemplo 2:
[3] + 5 + 4 - 3 = 9 pero resulta que el usuario cuanta en el almacén y resulta
que salen 7 (ya que se han extraviado 2) por lo que cambia manualmente las
existencias a 7.
Si más adelante hiciéramos un recálulo "respetando valores inciales", éste sería
[3] + 5 + 4 - 3 lo que daría 9 que es incorrecto.
En cambio si especificamos un recálculo "calculando valores inciales" entonces
el sistema calcularía y guardaría en la base de datos el valor incial que tiene
que haber para que el resultado sea el de 7, que es 1, con lo que quedaría [1]
+ 5 + 4 - 3 = 7
Al pulsar el botón ejecutar se realizará el prcoeso. Antes de realizarse estos
procesos, se comprueba que los registros de la base de datos se encuentren en
buen estado. Si se detectan movimientos a los que les falta algun dato
necesario para el recálculo, el programa avisa. En este caso, la mayor parte de
los fallos se pueden solucionar con el procedimiento "Actualizar fechas de
movimientos" que se encuentran en el mismo formulario. Si la actualización de
fechas de movimientos no soluciona el problema, es posible que haya movimientos
que no pertenecen a ningún documento. Entonces es necesario ejecutar el proceso
"Eliminación de documentos vacíos y movimientos huérfanos"
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