Doc. Ref. 14531 Título: Intercambio Electrónico de Datos (EDI) Autor: Philippe Calvó Última actualización: 27/01/2018

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Intercambio Electrónico de Datos (EDI)

El EDI tiene como objetivo el intercambio de datos comerciales evitando el uso de papel. Permite que diferentes interlocutores intercambien mensajes de órdenes de compra, avisos de expedición, facturas, etc.

Existen muchos estándares de formato de los mensajes: EDIFACT (el más extendido en Europa), ANSI X12 (el más usado en Estados Unidos), etc. y sistemas de comunicaciones (VAN, Provada, AS2, OFTP, W.Services, FTPS, etc.

El emisor de los datos “extrae” la información de su sistema ERP, la traduce a uno de los estándares y lo transmite a través del sistema de comunicación, ambos pactados con el receptor. Este traduce el mensaje recibido y lo “integra” en su sistema ERP

Normalmente, para este proceso, se suele confiar en una “solución EDI” que facilite el proceso de comunicación entre emisor y receptor. Estos proveedores de servicios se encargan de la traducción de los mensajes a los formatos adecuados y de su transmisión a través de redes de valor agregado (VAN). Para que el emisor y el receptor de los datos puedan comunicarse cuando utilizan proveedores diferentes, es necesario que éstos tengan también acuerdos de comunicación entre ellos.

El proceso de comunicación de un documento a través de EDI sería:

• El emisor extrae de su ERP la información del documento que quiere enviar (por ejemplo un conjunto de facturas) y la pasa a un formato, a menudo “TXT” que ha acordado con su proveedor de servicios EDI. La solución ERP debe ser capaz de exportar la información a ese archivo TXT o de comunicarse directamente con el software EDI mediante algún tipo de servicio o API
• El software de la solución EDI importa el archivo TXT, lo transforma al estándar adecuado y lo almacena en una base de datos. Esta base de datos normalmente se puede consultar desde el propio software. También suele ser posible consultar, modificar o introducir nuevos documentos en el propio software de la solución EDI de forma manual.
• El destinatario del documento puede ser cliente del mismo proveedor de servicios EDI o de otro. En este segundo caso, los proveedores deberán tener un acuerdo de comunicación entre ellos para intercambiar los datos.
• El software de la solución EDI del destinatario recibirá la información y la mantendrá en el buzón en el estándar traducido esperado.
• El receptor descargará, en el formato pactado con su proveedor, un archivo (a menudo “TXT”) para finalmente integrar la información en su ERP. La solución ERP del destinatario debe ser capaz de importar la información de ese archivo TXT o de comunicarse directamente con el software EDI mediante algún tipo de servicio o API

Hexa es capaz de generar e integrar archivos de exportación de documentos para soluciones EDI de diferentes proveedores.

Para implantar EDI en la pequeña y mediana empresa, lo primero que hay que hacer es contratar un proveedor de servicios EDI, preferiblemente el mismo que utilice la mayoría de los interlocutores con los que queremos intercambiar documentos o los del sector en que nos encontramos. Las grandes empresas de sectores muy concretos, suelen tener sistemas EDI particulares adaptados a sus necesidades concretas.

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