Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 25244 Título: Contadores de numeración de documentos Autor: Soltec Última actualización: 07/05/2021 |
documentos\Cliente-3223-HEXA-Nueva instalación de Hexa V.9-Doc.25244.htm
Contadores de numeración de Documentos
Los documentos de Hexa: facturas, albaranes, pedidos, órdenes de fabricación, recibos de cobro y pagos están numerados a través de dos campos: "Prefijo" y "Numero". El prefijo permite indicar diferentes series (para separar según meses, sedes, almacenes, cajas, usuarios, etc,) y el número es un entero consecutivo que no se puede repetir para un mismo prefijo.
Además, para cada tipo de documento, existe un campo "Codigo" que contiene automáticamente la consecución del prefijo y el número con "ceros" en medio para que la longitud sea constante. Por ejemplo, para la factira prefijo "A22" y número 1567, el campo código contendrá la cadena "A220001567"
Para la forma más básica de numerar documentos, se usa los campos del único registro que hay en la tabla "Configuracion". Estos campos definen el prefijo, el siguiente número a aplicar y la longitud en dígitos del código. Son los siguientes:
- PedidoPrefijo y PedidoNumero. PedidoDigitos
- AlbaranPrefijo y AlbaranNumero. AlbaranDigitos
- FacturaPrefijo y FacturaNumero. FacturaDigitos
- ReciboPrefijo y ReciboNumero. ReciboDigitos
- FacturaContratoPrefijo y FacturaContratoNumero. (Caso especial que se usa para las facturas que provienen de contratos.
- OrdenFabricacionPrefijo y OrdenFabricacionNumero. OrdenFabricacionDigitos
- PedidoProveedorPrefijo y PedidoProveedorNumero. PedidoProveedorDigitos
- AlbaranProveedorPrefijo y AlbaranProveedorNumero. AlbaranProveedorDigitos
- FacturaProveedorPrefijo y FacturaProveedorNumero. FacturaProveedorDigitos
- PagoPrefijo y PagoNumero. PagoDigitos
- AlbaranInternoPrefijo y AlbaranInternoNumero. AlbaranInternoDigitos
Si no se utiliza más de una serie de documentos de forma simultanea, este sistema puede ser suficiente. Si, por ejemplo, se usa un prefijo de facturas para una serie de cada año, bastará con cambiar ese prefijo cuando se cambia de ejercicio, por ejemplo, pasando de "A21" a "A22"
Si estos contadores no son suficientes, Hexa dispone de un sistema adicional de numeración que permite crear tantas series de documentos simultaneas como sea necesario. Este sistema también es útil para poder consultar documentos de series de ejercicios anteriores. Por ejemplo si para las facturas pasamos de la serie "A21" a la "A22", será util crear un contador "A21" para poder gestionar las facturas del ejercicio anterior, incluso crear alguna nueva que haya quedado pendiente en el cambio de ejercicio.
Los contadores adicionales, se gestionan con la tabla "Contador" que tiene los siguientes campos:
- Codigo. Es el nombre del contador. Siempre tiene que estar formado por el nombre de la tabla a la que afecta, seguiro de un texto. Por ejemplo, para las facturas de 2021, el código podría ser "FacturaEj2021"
- Prefijo. Del contador. En el ejemplo anterior "A21"
- Numero. El número siguiente al ultimo documento generado
- Usuario. Usuario al que afecta. Si se deja en blanco o se especifica "*", este contador estará disponible para todos los usuarios. Si se especifica un usuario concreto entonces solo lo utilizará éste. Así se podría hacer que cada usuario tenga su propia serie de facturas.
- Equipo. De la misma forma que un contador puede afectar a sólo un usuario, también puede ser específico de un equipo. Un ejemplo de uso de esta prestación sería una tienda en el que cada TPV tiene su propio contador de facturas/tickets.
Cuando desde un script se llama a un proceso de generación de documentos, ya sea desde cero o a partir de otro (como la facturación de un albarán) siempre se puede especificar el parámetro "Especial". Este parámetro contendrá la cadena que sigue al nombre del documento en el códgo del contador. Por ejemplo, si queremos facturar un albarán usando el contador del ejemplo anterior "Factura2021", el valor del parámetro "Especial" deberá ser "Ej2021"
En Hexa 9, el acceso a la configuración de los contadores básicos se hace desde el menú "Sistema" > "Parametrización básica" acción: "Configuración Contadores". La configuración de los contadores adicionales se hace desde la acción "Contadores" del mismo formulario de parametrización básica".