Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"

Base de datos de conocimiento.

Doc. Ref. 25577
Título: Envío seguro de documentos con Hexa
Autor: Philippe Calvó
Última actualización: 15/05/2020

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Envío seguro de documentos con Hexa

Por motivos de protección de datos personales o de confidencialidad y seguridad de la información en general, a menudo es necesario poder realiar envíos de documentos a través de EMail de forma segura.

Las prestaciones de gestión documental y envío de mensajes EMail que incorpora Hexa permite cumplir con esta necesidad:

  1. La gestión documental de Hexa permite almacenar documentos relacionados con los diferentes objetos del sistema: Clientes, Artículos, facturas, proyectos, asientos contables, etc.
  2. La prestación de envío de EMails, permite enviar mensajes con destinatarios, contenidos y documentos adjuntos parametrizables
  3. El sistema de "scripting" de Hexa, permite programar de forma sencilla procesos automáticos que realicen funciones concretas de según los procedimientos establecidos en la empresa.

Aplicando estas prestaciones, podemos conseguir:

  1. Poder generar proceso en el que se elige un documento, se solicita un destinatario, y se le envía por EMail según las medidas de seguridad establacidas
  2. El documento puede previamente codificarse con una aplicación estandar de encriptación (p.e. AES256) que sea suficientemente segura. Una opción recomendable es usar una aplicación de generación de PDF encriptado.
  3. El documento se puede enviar directamente como adjunto al EMail o ser subido por protocolo SSH a un servidor en Internet de forma que el usuario reciba en el EMail un link de descarga. De esta forma el documento no viaja con el mensaje. La descarga se hacer por protocolo seguro "https"
  4. Todos los documentos enviados pueden quedar registrados en el sistema de gestión documental de Hexa, obteniéndose así un histórico de envío de documentos.
  5. Todos los envíos de mensajes, quedan registrados en la tabla de mensajes enviados de Hexa, con información de fecha, hora, destinatario, etc. De esta forma se cumple con la posible necesidad de mantener un registro de envíos.

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