Contabilidad

NOTA: Este documento es una actualización del antiguo documento "Contabilidad" correspondiente a la versión 7

Los procesos de contabilidad permiten asignar los diferentes hechos contables que se producen en la gestión de la empresa las diferentes cuentas configuradas. El núcleo del sistema de contabilizacización se basa en las siguientes tablas:

Cuenta: información correspondiente a cada cuenta o subcuenta.
Asiento: conjuntos de apuntes, todos ellos de una misma fecha y cuya suma de importes en debe y haber cuadra.
Apunte: imputación de un cierto importe a una cuenta en una cierta fecha.

Por ello, las tres primeras opciones del menú estándar de contabilidad corresponden al trabajo con apuntes y asientos:

Mis Asientos. Lleva directamente al formulario de Exploración de asientos. La útilidad de este formulario es poder navegar entre los registros de asiento creados en un cierto criterio. El criterio parametrizado es "desde el 1 del mes anterior al actual". Es decir, visualizremos lo sasientos del mes actual y el anterior. Este criterio por defecto se puede modificar para que sea el más adecuado para cada empresa.
Normalmente, este formulario, será util para hacer revisiones de asientos de la gestión actual de la contabilidad.
Criterios/Filtro de Asientos. Es un formulario de filtro que permite especificar criterios para realizar funciones con el conjunto de asientos que cumplen ese criterio. La función más básica es la de explorar estos asientos. Si queremos, por ejemplo, explorar todos lo sasientos de un mes, especificaremos un rango de fechas desde/hasta el dia 1 al último de ese mes y escojeremos la opción "Explorar"
Criterios/Filtro de Apuntes. Lleva al formulario de filtro de Apuntes. Explorar apuntes sólo tiene sentido para localizar hechos contables muy concretos. Especificando criterios podemos buscar un importe concreto en un rango de fechas, un concepto, etc.
Si desde un criterio se explora los apuntes, despué se puede seleccionar uno y explorar y editar el asiento correspondiente.

Pero la exploración de apuntes es también útil cuando se especifica como criterio una cuenta y como orden la fecha. Lo que se visualiza entonces es el "Libro Mayor" de esa cuenta en el que podemos puntear información, analizar su situación o las causas de su saldo, etc.

La exploración de apuntes sin ningún criterio de selección y ordenada por fecha equivale al Libro Diario.

Existen algunos listados básicos en contabilidad que se pueden obrener desdel el formulario de criterios de apuntes escogiendo la opción "Informe":

Listado flexible de asientos. Es útil en casos excepcionales para realizar comprobaciones.
Listado flexible de apuntes. Es útil para crear el "Libro diario" habiendo renumerado los asientos y especificando un rango de fechas de un ejercicio y ordenando por fecha. También para crear el Libro Mayor de una cuenta, especificando el número de cuenta y un rango de fechas.

Generación de asientos

Todos los hechos contables que se producen en Hexa generan de forma automática los asientos correspondientes (Facturas de proveedores y a clientes, cobros, pagos, amortizaciones, etc.) con la configuración adecuada.

Para generar nuevos asientos de forma manual (correspondientes a otros conceptos que no gestiona Hexa), se puede utilizar la opción "Nuevo" de la exploración de asientos.

Punteo de extractos

Una de las tareas más tediosas en la gestión de la contabilidad es el punteo de los extractos suministrados por los bancos para asegurar que su información coincide con la de las cuentas correspondientes.

Las opciones de punteo de extractos permiten bajar de un banco los extractos de movimientos utilizando la norma CSB43. Una vez importada esta información, se puede consultar en el sistema de gestión de forma ágil.

Un paso más, consiste en el punteo de esta información con la de los apuntes de la cuenta del banco al que corresponde. Para ello se dispone de los campos necesarios en cada tabla para vincular cada apunte del banco con uno de nuestra contabilidad. Este marcado permite detectar rápidamente apuntes del banco que no coinciden con los de nuestra contabilidad para corregirlos o generarlos.

El formulario de punteo permite, además, generar de forma ágil aquellos apuntes habituales del banco que no aparecen todavía en nuestra contabilidad (comisiones, gastos, etc.) Para ello basta con asignar su contrapartida y pulsar un botón para generar el asiento.

El sistema de punteo de extractos ahorra muchísimo tiempo a la persona responsable de este trabajo. Esto permite tener la contabilidad mucho más al día en todo momento, con todas las ventajas de previsión y control que esto supone.

Las opciones disponibles en el menú estandar son las siguientes:

Puntear Extractos CSB43
Criterios/Filtro de Extractos CSB43. Da acceso al formulario permite filtrar, explorar y realizar otras acciones con registros de extractos CSB43
Importar extractos CSB43. Da acceso a un formulario que llama a los procesos necesarios para cargar la información de los bancos.

Informes contables

Existen diferentes tipos de asientos que tienen consecuencias diferentes en los informes.

El sistema de generación de apuntes funciona de forma que cualquier importe queda asignado en tiempo real a las cuentas a las que corresponde. Por ello es posible obtener el saldo actual de culquier cuenta sin necesidad de realizar ningún cálculo.

Los informes básicos relacionados con la contabilidad y que aparecen en el menú estandar son:

Balance de situación. Se realiza con el formato definido por el plan general contable español basado en las tablas de Títulos y Grupos contables.
Cuenta de resultados. Se realiza con el formato definido por el plan general contable español basado en las tablas de Títulos y Grupos contables.
Balance de sumas y saldos.

Además se dispone de una getsión de informes contables con un formato a diferentes niveles que se puede definir completamente a medida y al que se accede desde la opción "Criterios/Filtro de informes contables.

Asientos automáticos

Los asientos de compras y ventas, cobros y pagos y los de adquisicones y amortización de inmovilizado se pueden generar de forma automática. El resto de asientos se debe introducir de forma manual.

En el documento Contabilización de compras, ventas, cobros y pagos hay más información sobre los procesos que generan asientos de forma automática. En el documento tecnicas de contabilizacion se ofrecen recomendaciones a seguir para facilitar estos procesos. Desde los formularios de exploración o de criterios de cada tipo de documento (Facturas, Recibos, Fecturas de Proveedor, Pagos), se dispone de la opción "Contabilizar" que generará los asientos correspondientes a los respectivos hechos contables. En el caso en que los asientos ya existan, se eliminarán y volverán a genera.

Parametrización del plan contable

Las cuentas propuestas y el diseño del balance y cuenta de resultados que se suministran con el sistema, se han realizado según las recomendaciones del Plan General Contable de 1991. Cada una de las cuentas está asignada a un título que a su vez está asignado a un grupo, de activo o de pasivo. Los títulos y grupos están definidos en las tablas auxiliares "TituloContabilidad" y "GrupoContabilidad". De todas formas, es perfectamente posible parametrizar un plan contable y unos informes totalmente diferentes a los propuestos. Las opciones del menú que permiten gestionar las cuentas definidas son las siguientes:

Criterios/Filtro de Cuentas da acceso a un formulario de criterios que, entre otras acciones, permite explorarlas, generar listados, crear nuevas, modificarlas o eliminarlas.
Listado de cuentas

Normalmente, las sub cuentas utilizadas y a las que asignaremos los asientos, tendrán un número de dígitos fijo, por ejemplo 8. A veces ocurre que como consecuencia del crecimiento de una empresa o por cambios en el plan contable, se hace necesario cambiar esto. Aquí se dispone de un ejemplo de procedimiento de cambio.

Además es necesario realizar una configuración inicial de la contabilidad para poder empezar a utilizar el módulo.

Asientos periódicos

Entre los asientos manuales, aquellos que son muy repetitivos, se pueden introducir utilizando la definición de Asientos periódicos. Desde el menú estandar "Asientos periódicos" se puede acceder a su gestión

Integridad de la información contable

La contabilidad supone un enorme conjunto de información que puede, en caso de modificaciones incorrectas en la base de datos, parametrización inadecuada o fallos en el sistema, quedar corrupta. Este hecho puede provocar graves problemas y la localización del problema ser muy complicada. Por ello existe un conjunto de procesos que permiten revisar toda esta información y detectar y corregir problemas. La opción se encuentra en el siguiente menú estándar:

Comprobaciones y recálculos
Comprobación de saldos

Ejercicios contables

Por necesidades legales y de gestión, la contabilidad se divide siempre en periodos anuales que deben ser cerrados cuando toda la información ya ha sido introducida. El documento "Ejercicios contables" explica los procesos de gestión de estos periodos.

Gestión de ejercicios: Permite generar cierres y aperturas.

Independientemente de los ejercicios, existe una fecha de cierre contable. Esta permite que los apuntes anteriores a ésta no puedan ser modificados. El documento "Control de periodo cerrado" desarrolla los procesos que están afectados por este hecho.

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Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"

Doc. Ref. 25579Título: Contabilidad en Hexa V.9Autor: Philippe CalvóÚltima actualización: 22/07/2020