Doc. Ref. 9842 Título: Control de registros en las declaraciones de libros modelo 340 Autor: Hexa Última actualización: 15/09/2015

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Control de registros en las declaraciones de libros modelo 340

En las declaraciones de los libros de IVA a Hacienda según el modelo 340 debe aparecer los datos fiscales de los clientes o proveedores de cada factura incluyendo nombre y Nif.

Estos datos deben ser exactos, es decir, no les puede fallar ni una letra o guion. Esto aumenta mucho la probabilidad de que se produzcan errores.

Actualmente, desde el website de la Agencia Tributaria, al subir un fichero, se comprueba esos datos antes de aceptarlo. En caso de que haya errores, se informa de éstos con el nº de registro y tipo de error, pero no con el nº de documento al que corresponde.

Por lo tanto, es interesante disponer en Hexa de un sistema que relacione cada documento presentado (facturas recibidas de proveedores o emitidas a clientes) con el nº de registro en que se ha declarado.

El siguiente script configurado en el evento “GeneraArchivoAEAT340Registro” que se ejecuta después de generarse cada registro de la declaración, guarda en el campo “Medio” del documento el nº de registro.

Sub Main (PS0, PS1, PS2)
   Registro = FH.Igu ("" & PS2, "Registro", True)
   Tipo = FH.Igu ("" & PS2, "Tipo", True)
   Tabla = ""
   If Tipo = "Cliente" Then Tabla="Factura" 
   If Tipo = "Proveedor" Then Tabla = "FacturaProveedor"
   If Tabla <> "" Then BaseDeDatos.Modifica "" & Tabla, "Medio=" & FH.SQLT (Registro), "" & PS0
End Sub

El campo “Medio” de las tablas “Factura” y “FacturaProveedor” es un campo bastante libre que se puede utilizar con diferentes objetivos. Por “libre”, queremos decir que no se usa en ningún proceso estándar de Hexa y que por lo tanto se puede utilizar sin problemas en procesos específicos de cada empresa. Junto con los campos también libres “Bloque”, “Tipo”, y “Origen”, se muestra en la versión estándar del explorador de facturas. Por ello, si ya estamos utilizando el campo “Medio” para otra función, podemos modificar fácilmente el script para que se utilice otro campo.

Utilizando el explorador estándar de facturas de Hexa, podemos navergar por las facturas y localizar fácilmente los registros en los que ha producido algún error.

Las facturas en Hexa tienen copiada la información del cliente o del proveedor en su tabla. Por lo tanto, si se realiza una corrección en el nombre o el Nif, no sólo hay que modificar la factura sino también el registro correspondiente de cliente o proveedor para que futuras facturas también sean correctas. Si se corrige primero el registro de cliente o proveedor, se puede utilizar el proceso de actualización de datos de la factura que los copia de forma automática. Esto es muy útil si se detecta un error en un cliente o proveedor que tiene muchas facturas incorrectas.

Es importante tener en cuenta que, en la declaración, las facturas que tienen varios tipos de IVA, ocupan varios registros. Con el script presentado, en la factura quedará registrado el último de estos registros. Si ocurriera un error, por ejemplo en el Nif de esta factura, el sistema reportaría el error en dos registros, por ejemplo el 1234 y el 1235 si es una factura con dos tipos de IVA. En Hexa, esa factura quedaría marcada como declarada en el registro 1235 y ninguna factura quedaría declarada como 1234.

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