Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 7844 Título: Gestión de documentos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 19/06/2007#Documentos |
Gestión de documentos
La gestión de documentos es una herramienta que no se puede encuadrar en ningún área concreta. Su funcionamiento se basa en el mantenimiento de una tabla de documentos (tabla "Documento") que se pueden agrupar en volúmenes ("Volumen").
Básicamente se trata de una tabla en la que se puede referenciar documentos. Cada registro de documento contiene información sobre su tipo, fecha, autor, descripción, localización del documento (la ruta en el servidor si es un archivo), etc. Pero la tabla de "Documento" de la base de datos no contiene el documento en sí.
Los documentos pueden ser cualquier cosa que queramos clasificar: archivos Word, hojas técnicas de productos, CdRom, libros, artículos de revistas, fotos, muestras de productos, etc. Los documentos se pueden agrupar en volúmenes para clasificarlos mejor.
Si el documento es un archivo (por ejemplo una hoja Excel) Hexa es capaz de abrirlo directamente pulsando un botón, ya que, entre la información que se almacena en el registro correspondiente de la tabla documento, está la ruta del archivo. Los programas o aplicaciones que Hexa debe utilizar para abrir cada tipo de archivo deben ser parametrizados.
Si, en cambio, el documento no es un archivo, por ejemplo un libro o una muestra de un producto, el el registro sólo podemos almacenar información sobre su localización, como la estantería en que se encuentra el libro o la bandeja del laboratorio en que se encuentra la muestra.
Los documentos se pueden relacionar con diferentes tablas del sistema, como podrían ser clientes, albaranes, órdenes de fabricación, etc. Desde cualquiera de los exploradores, se puede acceder a los documentos del registro actual.
Por ejemplo, si guardamos archivos Word con toda la correspondencia que realizamos con un cliente, desde el explorador de clientes podemos conectar con los documentos de este cliente y así revisar toda esta información.
Otro ejemplo habitual consiste en escanear los albaranes de proveedores e introducirlos como documentos relacionados con el registro correspondiente de la tabla. Así, en cualquier momento, podemos visualizar por pantalla el documento original pulsando un botón.
También es posible generar documentos a partir de la exportación de informes Crystal Reports
Explorando documentos según diferentes criterios o realizando búsquedas por palabras clave se puede localizar la información necesaria
Hexa puede dar nombre de forma automática a aquellos documentos que correspondan a archivos y almacenarlos de forma organizada en carpetas
Las opciones habituales del menú relacionadas con documentos son las siguientes:
- Documentos que da acceso a la exploración de documentos
- Volúmenes que da acceso a la exploración de volúmenes
- Importación de documentos