Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
Actualizar rápidamente los datos bancarios de cobro.
Hexa mantiene todos los datos del cliente en cada factura y en cada recibo de cobro. De esta forma, si un cliente cambia alguno de estos datos, por ejemplo la dirección, todas las facturas anteriores mantienen con los datos antiguos.
A menudo ocurre que se comunica un dato y que este debe afectar a facturas ya generadas. En estos casos es necesario modificarlas para que tomen los nuevos valores. Para ello se puede utilizar los botones de acción de actualización de datos que están disponibles tanto en el explorador de facturas (“Act.Dat.Cli”) como en el de recibos (“ActDatFact”). El primero actualiza la factura con los datos del cliente y el segundo el recibo con los datos de la factura. En el caso en que alguno de los vencimientos de la factura (recibos de cobro) tenga algún trámite de cobro realizado, Hexa mostrará un aviso, pero permite realizar igualmente el proceso.
Una aplicación habitual práctica de este sistema es el caso de que un cliente que está realizando los pagos mensuales de una factura que está dividida en muchos vencimientos, solicite que desea cambiar de datos bancarios para los vencimientos que quedan pendientes. Si se trata de muchos vencimientos, modificarlos uno a uno a mano, puede ser una tarea lenta y con riesgo de errores.
El proceso a seguir, utilizando las opciones de procesos de actualización, sería el siguiente:
- Utilizando el explorador de clientes, localizarlo, editar el registro y modificar los datos bancarios.
- Abrir el explorador de facturas (Menú “Facturación”, Opción “Facturas”) y localizar la factura correspondiente especificando los criterios adecuados y pulsando el botón “Actualizar”
- Una vez seleccionada la factura, pulsar el botón correspondiente a la acción “Act.Dat.Cli”. Hexa avisará de que esta factura tiene algunos recibos ya cobrados. Aceptar igualmente el proceso.
- En el mismo explorador de facturas, pulsar el botón de acción “Recibos” para explorar todos los recibos de la factura. En el explorador de recibos, modificar los criterios de la pestaña “Estado” para especificar aquellos que no están tramitados, cobrados ni descontados.
- Una vez tengamos visualizados todos los recibos pendientes, seleccionarlos uno a uno y pulsar el botón de acción “Act.Dat.Fac” que actualiza los datos del recibo con los nuevos datos de la factura.