Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
Devoluciones, bajas e impagados definitivos de cobros de recibos.
Cuando se produce una devolución de un recibo (por ejemplo por que el cliente ha entregado un cheque sin fondos o el banco ha devuelto un recibo domiciliado), el registro de recibo correspondiente queda marcado como devuelto y se genera automáticamente un nuevo registro de recibo pendiente. Estos estados se describen en el documento "Campos de control del estado de cobro de los recibos”.
El nuevo recibo generado al que llamaremos “duplicado” vuelve a estar en la cartera de recibos pendientes de cobrar y es por lo tanto susceptible de volver a ser domiciliado, descontado, etc.
El hecho de que el campo “DuplicadoDevuelto” tenga valor verdadero y que el vencimiento es el mismo que el del original y, por lo tanto, con fecha pasada, ya nos indican que este recibo tiene unas situación de cobro diferente que el resto: Se debe reclamar y acordar un nuevo vencimiento, tiene una probabilidad de no ser cobrado, el cliente al que pertenece pasa a ser moroso, los servicios o entregas de mercancías futuras a este cliente deben ser vigiladas o incluso retenidas, etc.
Por otro lado, cuando queramos obtener estadísticas de tesorería sobre carteras de recibos pendientes de cobro, este tipo de recibos deberían aparecer desglosados en apartados diferentes.
Para gestionar mejor estos casos, Hexa dispone de dos campos adicionales en el registro de recibo: “Baja” e “Incobrable”. Ambos campos pueden ser usados como criterio en los formularios de exploración y de lanzamiento de informes de recibos.
El campo “Baja” se utiliza para marcar estos recibos como que no sólo han sido devueltos si no que, además, al cliente se le debe hacer un tratamiento especial o que el recibo se debe tratar diferente que el resto de los recibos pendientes, como no ser vuelto a remesar hasta que se haya acordado unas nuevas condiciones de pago con el cliente.
El marcado de un recibo como “Baja” se puede hacer manualmente editando el recibo o bien de forma automática en el momento en que se produce la devolución. Para que se haga automáticamente es necesario activar el parámetro “ReciboDevolucionBaja” con valor verdadero. En este caso, cuando se produzca un marcado del recibo como devuelto desde el formulario de marcado de estado de cobro de recibos o desde la recuperación de archivos de devoluciones de formatos CSB19 o CSB58 del banco, el recibo correspondiente y todos los pendientes de la misma factura serán marcados como baja. El marcado automático no se produce al utilizar el formulario de marcado flexible de recibos.
El marcado como “Incobrable” sirve para marcar un recibo como impagado definitivo cuando estamos seguros de que no lo vamos a poder cobrar. El marcado de recibos como incobrables se debe realizar de forma manual, uno a uno, o bien con el marcado flexible. Utilizando el filtro correspondiente en exploraciones e informes se puede hacer que estos aparezcan o no.