Doc. Ref. 9659 Título: Envíos masivos de mensajes de gestión y boletines electrónicos (newsletter) Autor: Hexa Última actualización: 11/02/2015 #CRM #email #boletín #newsletter #SPAM #SMTP

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Envíos masivos de mensajes de gestión y boletines electrónicos (newsletter)

Los envíos masivos por correo electrónico consisten en enviar de forma automática cantidades grandes de mensajes de correo electrónico.

En este documento mencionamos consideraciones importantes a tener en cuenta y los relacionamos con las prestaciones que incluye Hexa para gestionarlos. De forma básica, estas prestaciones son el formulario de envío y el proceso interno que se puede llamar desde cualquier script parametrizado.

Cómo se organiza

Antes de lanzar un envío masivo de mensajes, se debe analizar bien el objetivo que queremos conseguir y las consecuencias que vamos a tener, algunas de ellas no esperadas.

Cuáles son los objetivos/contenidos habituales.

Informar de asuntos de gestión (como el envío de facturas, informaciones sobre productos y servicios contratados, cambios de direcciones o datos de contacto, etc.)

Boletines con envíos de información sobre productos, novedades, informaciones técnicas del sector, artículos, etc. Este tipo de boletines tienen objetivos comerciales para aumentar las ventas.

Informaciones técnicas sobre nuestros productos y servicios con el objetivo de mejorar la calidad de servicio y ahorrar costes.

Qué consecuencias laterales y peligros pueden ocurrir

Los envíos masivos tienen consecuencias adicionales, algunas positivas y otras negativas.

Un envío con objetivos de gestión, por ejemplo un aviso de cambio de dirección del almacén a todos los contactos de clientes y proveedores puede suponer un aumento de ventas gracias simplemente recordarles nuestra empresa.

Por el contrario, un envío con información comercial puede tener consecuencias negativas, desde molestar a personas que no querían recibir esta información, hasta ser clasificados como origen de SPAM y que otros mensajes que enviemos no lleguen a los destinatarios.

Qué ventajas ofrece el envío masivo

Desde el punto de vista de gestión, supone un ahorro de costes y una mejora de la calidad que percibe el cliente. Desde el punto de vista comercial hay que tener en cuenta que el email es un servicio que todo el mundo utiliza. Cuando se dispone de una buena lista de destinatarios, los envíos masivos suponen una excelente herramienta de promoción.

Cómo se hace

Para enviar un conjunto grande de mensajes es necesario preparar el contenido del mensaje y la lista de destinatarios. Hexa dispone de una opción de envío masivo que puede partir de un conjunto de registros de cualquier tabla que disponga de una dirección de correo electrónico.

Cómo se prepara la lista de destinatarios

Las lista de destinatarios puede ser una lista manual o bien una condición de un conjunto de registros (todos los clientes de Madrid, todos los clientes que han comprado un producto, etc.) También se puede preparar listas concretas de destinatarios, como por ejemplo todos los clientes que han optado por recibir un cierto boletín periódico. Hexa puede utilizar condiciones SQL para los destinatarios y el sistema de selecciones para preparar listas concretas.

Cómo se prepara el contenido

El contenido del mensaje puede ser un texto sin formato o bien HTML que permite utilizar diferentes tipos de letra, recuadros, colores, imágenes. Hexa acepta ambas opciones. En el caso de utilizar HTML es necesario seguir una serie de recomendaciones técnicas para reducir el riesgo de ser detectado como SPAM

¿Se puede personalizar el contenido?

El mensaje a enviar puede ser idéntico para todos los destinatarios o personalizado. El mensaje se puede adaptar a cada destinatario utilizando “comodines". Hexa dispone de una serie de comodines estándar que al ser utilizados lo reemplazan por el valor. Por ejemplo “Apreciado *nombre*"introduciría el nombre de cada destinatario en el mensaje. Mediante el uso de scripts de Hexa, se puede realizar adaptaciones más complejas. Personalizar el contenido ayuda también a reducir el riesgo de ser detectado como SPAM.

Cómo se adjunta archivos

Los mensajes pueden tener archivos adjuntos como listas de precios, prospectos de productos, facturas PDF, etc. Hexa permite especificar qué archivos se adjunta en cada mensaje.

Cómo se introduce imágenes en el mensaje

Un mensaje con imágenes en su contenido se puede construir de dos maneras diferentes: Adjuntando la imagen en el mensaje o haciendo referencia a un archivo guardado en un servidor web. Hexa acepta ambos sistemas según cómo se codifique en el contenido HTML. El primer sistema tiene la ventaja de que el mensaje viaja con la imagen y por lo tanto el receptor la ve al instante y aunque no tenga acceso a internet. El segundo sistema tiene la ventaja de que el mensaje ocupa menos espacio y se envía más rápido.

Cómo puedo saber si los mensajes han llegado al destinatario

Hexa dispone de un registro de mensajes enviados pero no demuestra si el mensaje realmente ha llegado al destinatario. Existen técnicas para comprobar si el mensaje realmente ha llegado al destinatario e incluso si lo ha leído o ha hecho clic en alguno de los links que contiene y que nos interesa que revise. Hexa permite implementar la mayoría de estas técnicas

Qué ventajas adicionales me proporciona conocer las acciones que ha realizado el destinatario.

Una de las ventajas de Internet es que todo se puede medir, analizar y ayudarnos a tomar decisiones. El inconveniente es que, cómo es fácil, si nosotros no lo hacemos, es probable que la competencia si lo haga. Si en un envío de miles de mensajes, sabemos que unas decenas de destinatarios han hecho clic sobre un producto, sabemos que estas personas han mostrado cierto interés por él y podemos eonviarles más información o incluso llamarles por teléfono. Este tipo de acciones ofrecen a menudo una gran rentabilidad.

Como puedo evaluar el resultado de un envío comercial

Cuando se hace un envío masivo comercial, es fundamental marcar objetivos concretos y medir y analizar el resultado. Utilizando las técnicas de control de mensajes abiertos, links seguidos y acciones realizadas en las “landing pages"de destino se puede medir perfectamente el resultado de cada campaña en relación con el coste que nos ha supuesto y los objetivos que habíamos marcado. Estas mediciones son especialmente útiles en cuanto a su mejora en vez de su valor absoluto. Si nos marcamos un objetivo de 100 y conseguimos 50, lo importante no es esa diferencia, sino que en el siguiente envío lleguemos, por ejemplo a 60.

Cuáles son las técnicas habituales para mejorar el resultado de un envío comercial.

Existen infinidad de técnicas y trucos que mejoran el resultado de los envíos masivos con objetivos comerciales. Pero se trata de una disciplina más relacionada con el márketing que no es objeto de este documento. Observar lo que hacen las empresas de éxito, la creatividad, el sentido común y la organización son las mejores armas para diseñar campañas ganadoras.

Qué hay que respetar en un envío masivo

La legislación sobre protección de datos impide enviar mensajes a personas que no lo han aceptado expresamente. Existe una aceptación tácita que permite enviar mensajes a una persona con la que tenemos una relación comercial. La legislación también obliga a ofrecer un medio para que cualquier destinatario pueda solicitar que no se le envíe más mensajes. Desde el punto de vista de la calidad con la que debemos tratar a nuestros destinatarios, es importante cumplir con la costumbre de no enviar mensajes a aquellas personas que no desean recibirlos incluyendo en el pie del mensaje un sistema sencillo de baja de las listas de envíos. También es importante respetar a los destinatarios no enviando informaciones que claramente no les interesan, adjuntos demasiado grandes que pueden bloquear su aplicación de correo, etc.

Destinatarios “Opt-In"y “Opt-Out"

En relación con la buena costumbre de no enviar mensajes a quien no desea recibirlos, se suele llamar “Opt-In"a aquellas personas que han solicitado expresamente la recepción de un boletín periódico y “Opt-Out"a aquellas que han solicitado expresamente lo contrario. Puede haber destinatarios a los que enviamos mensajes por que lo han aceptado de forma tácita y que por lo tanto no pertenezcan a ninguno de los dos grupos. Hexa dispone de sistemas de registrar estas categorías.

Cómo se puede acelerar el envío de mensaje

Los mensajes enviados se transfieren a un servidor SMTP que es el encargado de procesar el envío a los servidores de los destinatarios. Este proceso a través de Internet es lento por limitaciones del propio protocolo de transmisión. Para acelerar el proceso es importante que no haya archivos adjuntos demasiado grandes. También es posible acelerar el proceso de transmisión a nuestro servidor SMTP juntando grupos de mensajes (bloques de unos 50) en un solo mensaje con los destinatarios en el campo de “Copia oculta". Este sistema tiene el inconveniente de que impide personalizar el nombre de cada destinatario.

Que velocidad no se debe superar en el envío de mensajes

Algunos proveedores de servicios de Internet (ISP) impiden que se supere un cierto número de envíos por hora. Si el envío masivo que se realiza supera este volumen, es necesario reducir la frecuencia de cada envío. Hexa dispone de parámetros para controlar la velocidad de envío.

Qué coste tiene el envío de un email

Una de las ventajas del servicio de correo electrónico es su coste casi despreciable. Pero cuando los envíos son de cientos de miles o de millones de mensajes, este coste deja de ser tan despreciable. Una referencia de coste para volúmenes grandes es 0,1EUR cada 1.000 envíos por SMTP. Los proveedores comerciales para pequeñas empresas suelen trabajar con precios bastante más altos y las grandes empresas suelen estar algo por debajo. Algunas empresas ofrecen servicios adicionales de estadísticas de entrega.

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