Doc. Ref. 7847 Título: Gestión de la base de datos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 19/06/2007 #Bancos #Datos #Server #Servidores #Sistema #SQL

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Gestión de la base de datos.

Conexión a la base de datos

Cuando se entra en la aplicación, se intenta realizar una conexión a la misma base de datos a la que el se conectó anteriormente en este equipo. Esta información está guardada en el registro del sistema. Si no existe o no es correcta, se intenta realizar una conexión a un archivo MS Access llamado "hexa.mdb" que se encuentre en el mismo directorio que el ejcutable de la aplicación. Si tampoco así se consigue una conexión correcta entonces la única opción que estará disponible en el menú es la de "Archivo/Base de datos" que da acceso al formulario de comprobación de la base de datos que permite especificar y realizar una conexión a un archivo mdb concreto o a un servidor SQL Server. Este mismo formulario también permite llamar a los procesos relacionados con la base de datos.

Estructura de la base de datos

Dentro de la propia base de datos, existen unas tablas que contienen la definición de la estructura de la propia base. Estas tablas contienen los nombres de todas las tablas existentes (tabla "Tabla"), sus campos (tabla "Campo"), índices (tabla "Indice") y vínculos (tabla "Vinculo")

La estructura real de la base de datos debe coincidir siempre con lo definido en estas tablas.

El contenido de las tablas de la base de datos se puede exportar e importar también a archivos planos de texto con extensión "DAT" que continenen la información de la estructura de la tabla y su contenido.

Con esta información se consigue:

• Disponer de una documentación de la base de datos dentro de ella misma.
• Poder crear nuevos campos desde la misma aplicación.
• Poder comprobar la integridad de la base de datos.
• Poder trasladar la base de datos desde un MDB a un SQL Server y viceversa en cualquier momento.
• Hacer copias de seguridad de la base de datos.
• Trasladar los datos a otra ubicación.

Las opciones de gestión de la base de datos están en el menú "Sistema" y son las siguientes:

• Tablas: Exploración de tablas
• Campos: Exploración de campos
• Indices: Exploración de índices
• Vinculos: Exploración de vínculos

En relación con los formularios de la aplicación, todos estos objetos están referenciados como registros de tablas:

• Formularios: Exploración de formularios
• Procesos: Exploración de procesos
• Menús: Exploración de menús
• Informes: Exploración de informes

Vinculación de tablas, integridad referencial, campos calculados y copiados.

La únida restricción definida en las tablas de la base de datos es la presencia de una clave principal en cada una de ellas que permita que cualquier registro pueda ser diferenciado de los demás. El resto de posibles restricciones se controlan desde las aplicaciones nunca desde la base de datos.

En la tabla "Vinculos" se puede definir reglas que debe cumplir la base de datos. Que pueda o no existir una factura sin cliente especificado se puede definir mediante esta tabla.

Algunos campos son calculados o copiados, es decir, que contienen valores que pueden ser vueltos a calcular a partir de otros de la misma u otras tablas o simplemente copiados. A veces, estos campos se calculan o copian pero pueden ser modificados. Por ejemplo, en las facturas de proveedor, el importe de IVA se calcula como el producto de la base por el tipo. Pero es posible que el proveedor haya hecho un redondeo diferente. Aunque el programa calcule este valor y lo almacene en un campo, el usuario puede modificar el valor para que cuadre con el que ha calculado el proveedor. Otro ejemplo podría ser la dirección de un cliente en una factura: al crearla, en la factura existe un campo para la dirección del cliente que se copia del registro correspondiente de la tabla de clientes. Pero este valor puede ser modificado de forma manual. Si el cliente cambiase de dirección, las facturas anteriores a ese cambio conservarían la dirección antigua y las posteriores la nueva.

Se dispone de un conjunto de herramientas que permiten gestionar las reglas y su resultado en relación con todo esto:

• Recálculo de documentos permite volver a calcular los campos que proceden de una fórmula en facturas, pedidos, albaranes, etc.
• Borrado de documentos permite eliminar documentos de compra venta de forma correcta: eliminando los movimientos correspondientes, marcando como pendientes los documentos de los que proceden, controlando que se pueda en función de su situación, etc.
• Cambio de código de estructura: permite cambiar un código de una tabla de estructura modificando el resto de tablas vinculadas como, por ejemplo, cambiando el cliente de todas las facturas al cambiarle a éste su código.

Archivo de datos

Con el tiempo, las bases de datos aumentan de tamaño. Las tablas que llamamos "de flujo" (ver el documento "Arquitectura tecnológica" para tener más detalles) son las que provocan este aumento.

Si tenemos suficiente capacidad de disco y potencia de procesador, es útil mantener un histórico importante de datos. La ocpión de archivo de datos permite traspasar la información de algunas tablas de flujo a otra base de datos. Esta opción, en el menú estándar, es la siguiente:

• Archivo de datos.

Todas las opciones de mantenimiento de datos se encuentran en la opción del menú estándar:

• Comprobaciones BD

 

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