Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 7947 Título: Una buena gestión de las bandejas de correo Autor: Philippe Calvó Última actualización: 01/11/2004#Seguridad #Datos #Base |
Una buena gestión de las bandejas de correo
La costumbre de tener una inmensa cantidad de mensajes en las bandejas de Outlook es una causa segura de problemas. Los archivos "PST" en los que se guarda esta información, presentan problemas de corrupción a partir de unos pocos centenares de Megabytes de tamaño. Mucho antes si no están en nuestro propio disco duro y accedemos a través de una red. La causa es tan simple como que este sistema no está pensado para almacenar tanta información. Una situación muy arriesgada porque hacer copias de seguridad de tanta información es complicado.
Si utilizamos un buen sistema servidor de correo para almacenar todo esto, el problema pasa a ser el tamaño inmenso que adquieren las bases de datos que almacenan el contenido de las bandejas de todos los usuarios. Diseñar una política eficaz de copias de seguridad de "todo eso" es casi imposible.
Si hay mucha información en un sitio y no hay una seguridad adecuada, tengo un problema grave. Y a mí no me gusta tener malas sorpresas, especialmente si puedo evitarlas.
Personalmente no tengo este problema. Para ello, me baso en unos principios que creo que son de sentido común:
- Si algo no es importante lo borro directamente pulsando [Mayus]-[Supr]. Con esto, el mensaje no pasa ni a la bandeja de elementos eliminados. Los mensajes "no importantes" son muchos y a menudo con archivos adjuntos. Si los quiero guardar, no hay problema, los guardo en otro sitio, no en el de la información importante.
- Si algo tiene información realmente importante, no me deja tranquilo que quede simplemente guardado entre miles de mensajes. Lo copio donde corresponda: un informe histórico de un cliente, el sistema de registro de actividad de una aplicación de gestión, las citas del calendario, etc. Aunque la información ya está donde corresponde, lo elimino de forma normal quedando en la bandeja de elementos eliminados como registro, durante unas semanas.
- Nunca guardo un mensaje en la bandeja de entrada como recordatorio de una tarea pendiente. Si lo es, lo copio en una tarea, con su prioridad, su categoría, su fecha límite... ¡Para eso se inventaron!
- Como yo envío muy pocos mensajes sin importancia, mi bandeja de elementos enviados contiene, en su mayoría, mensajes enviados de los que quiero tener copia durante unas semanas, por si acaso necesito constancia de que ha sido enviado. Si contiene información útil de gestión, lo copio en el informe o base de datos que corresponda.
- En las bandejas de elementos eliminados y enviados mantengo estrictamente 3 meses de historial. No más. Mi empresa hace copias de seguridad "de archivo" (no se sobreescriben) cada 15 días. Si en caso de emergencia tuviera que consultar algo más antiguo de 3 meses, lo encontraría allí. Pero nunca me ha pasado, porque todo lo importante está registrado en el sistema de gestión.
- Periódicamente compacto mi archivo PST (Botón derecho en el árbol de carpetas, opción "propiedades", botón "avanzadas" y "compactar ahora"). Para tener acceso siempre a mi correo tengo el archivo PST en el disco duro de mi portátil y lo copio al servidor cada día que paso por mi oficina pulsando un icono configurado para esto.
Con esto, mi archivo PST se encuentra siempre entre los 50 y 100Mb, un tamaño perfectamente gestionable, mi bandeja de entrada está siempre casi vacía. Sólo tiene los mensajes que todavía no he leído o, en los momentos de actividad intensa, algunos mensajes que no he tenido tiempo de organizar. Y nunca tengo malas sorpresas.