Doc. Ref. 28205 Título: Consideraciones básicas gestión Verifactu Autor: Soltec Última actualización: 01/07/2025 #factura #agencia #tributaria #hacienda

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Consideraciones básicas sobre la gestión Verifactu en Hexa

La aplicación Hexa-SGN ha sido desarrollada para garantizar la compatibilidad con el sistema VeriFactu de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), cumpliendo con las exigencias legales vigentes en materia de facturación electrónica y control tributario. Para ello, se han incorporado un conjunto de funciones específicas que permiten la generación, envío y validación de facturas conforme al formato y los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.

Además de la comunicación automática con el sistema VeriFactu, Hexa-SGN incluye en la impresión de cada factura el código QR oficial proporcionado por la AEAT, facilitando así su verificación por parte de la administración o del cliente final. De forma complementaria, la aplicación implementa un mecanismo interno basado en cadenas de bloques, diseñado para garantizar la integridad de los datos almacenados y permitir la trazabilidad total de la información, asegurando que ninguna factura o registro haya sido alterado después de su emisión.

Para que el sistema funcione correctamente y mantenga su validez técnica y legal, es imprescindible que los usuarios utilicen las opciones de la aplicación tal como están diseñadas, sin modificar ni manipular el código con el fin de alterar su comportamiento o sus mecanismos de control. De este modo, Hexa-SGN asegura una gestión de facturación conforme, segura y plenamente verificable.

En este sentido:

• Las facturas en Hexa pueden estar en estado "Validadas" o "No validadas". Cuando se está creando una factura, esta se encuentra en estado "No Validado" y es como si no existiera a nivel contable, no tiene vencimientos y no afecta contablemente a las ventas.
• Cuando se termina la factura, se utiliza la opción "Validar" y ésta queda contabilizada pero todavía no se considera emitida ni, por supuesto, enviada o entregada al cliente. Una factura "Validada" no se puede modificar. Pero todavía es posible "des-validarla", modificarla y volver a validarla.
• Una vez se considera que la factura está terminada, se debe escoger la opción "Enviar Verifactu" que comunica la factura a la Agencia Tributaria y se genera el código QR que se deberá incluir en su impresión y envío y permite verificar que así ha sido.
• Una factura no validada, no se puede comunicar a Verifactu. Una factura comunicada, adquiere el valor "VERIFACTU" en el campo "Estado" y ya no se puede "des-validar" y, por lo tanto, tampoco modificar.
• La fase final de la emisión de una factura es imprimirla y entregarla al cliente o generar un PDF y enviárselo a través de EMail u otro sistema acordado. Para ello se utiliza la acción de Hexa "Enviar según forma" que lo hace según la forma establecida con el cliente.
• Una factura no comunicada, que no tiene el estado "VERIFACTU" no se puede enviar ni imprimir. Cuando se imprime pasa a estado "VERIFACTU Impreso" y cuando se envía a través de EMail pasa a estado "VERIFACTU EMail". En ambos casos, la factura sigue sin poder modificarse ya que ya ha sido comunicada a la Agencia Tributaria
• Las facturas comunicadas a la Agencia incluyen un "Hash" (valor alfanumérico único (huella digital) generado por una función criptográfica) que queda almacenado en su base de datos, así como el correspondiente a la factura declarada anterior, de forma que se garantiza que no se pueda alterar la factura ni variar el orden en que han sido comunicadas.
• Adicionalmente, Hexa guarda la cadena de bloques que se ha almacenado en la base de datos de la Agencia Tributaria y otra cadena de bloques adicional que permitiría detectar cualquier cambio adicional hecho en la factura. Hay que tener en cuenta que muchos datos relacionados con la factura y que no tienen consecuencias fiscales, si que es legal modificarlos.

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