Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 8337 Título: Gestionando el vencimiento previsto y el real Autor: Philippe Calvó Última actualización: 15/06/2009#Cobros #Vencimientos #Previsiones #Tesorería |
Gestionando el vencimiento previsto y el real
El vencimiento es el día en que uno acuerda con el cliente que va a pagar una deuda, ya sea por que se lo imponemos nosotros o por que lo decide él, en función de la relación de poder que exista entre uno y otro. Hexa calcula automáticamente esa fecha en funcion de las condiciones de pago especificadas en la ficha del cliente y que se copian en cada pedido, entrega y factura. También se puede introducir fechas de vencimiento manualmente. Las condiciones son del estilo: "30 días después de la fecha de la factura", "el día 20 del mes siguiente de la factura", etc.
Puede ocurrir que en ocasiones se quiera expresar ese acuerdo de otra manera. Un caso sería si el cliente se retrasa en el pago o nos informa de que va a retrasar un vencimiento futuro. Hexa tiene, básicamente, dos formas de resolver esta situación:
Una consiste en aprovechar el hecho de que, lo que usamos para la impresión de la forma y las condiciones de pago de la factura, es un campo que se rellena automáticamente a partir de lo especificado en la ficha del cliente. Este campo se llama "DescripcionPago" y es de tipo "memo", es decir, puede contener una longitud ilimitada de texto. Este campo se puedes modiricar manualmente y escribir lo que uno quiera, por ejemplo algo así como:
Condiciones de pago:
Vencimiento : 30 de agosto / Forma de pago . transferencia el día 10 de septiembre
Con esto reflejaríamos que el vencimiento era el 30 de agosto pero que acordamos que, excepcionalmente, se nos pague el 10 de septiembre.
Si hacemos eso, es importante activar el check box "la forma de pago ha sido modificada manualmente" por que si no, si se hiciera una nueva modificación en la factura, al validar, Hexa volveá a generar un texto automático.
Otro sistema consistiría aprovechar el hecho de que hay dos campos para el día de pago, uno que se llama "Vencimiento" que es la fecha en la que se supone que se va a cobrar el importe a efectos de previsión de tesorería, y otro que se llama "VencimientoIncial" que por defecto, al crear la factutra, tiene el mismo valor. Si se produce un acuerdo diferente o un retraso, se modifica el campo "Vencimiento" pero se mantiene el "VencimientoInicial" quedando constancia de ambas fechas.
Esto es muy útil cuando se producen retrasos con los cobros y se renegocian los vencimientos. Así el campo "VencimientoInicial" mantiene información de la previsión inicial y "Vencimiento" la que realmente pensamos que se va a realizar el cobro. Jugando con estos dos campos se puede hacer mejores previsiones de tesorería, análisis de retrasos medios en los cobros, etc.
En impresiones de nuevas copias de las facturas se puede indicar ambas fechas: la del vencimiento inicial y la rectificada acordada más tarde para que quede constancia de la diferencia.