Doc. Ref. 7862 Título: Importación de documentos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 20/06/2007 #Documentos #Importacion #Sistema

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Importación de documentos.

A menudo un documento de Hexa está vinculado a un archivo real externo: una foto, un documento de texto, una hoja de cálculo, un plano, un esquema, etc. También ocurre a menudo de que ya disponemos de estos archivos externos o de que cuando los creamos lo hacemos en bloques grandes.

La importación de documentos permite crear los registros de la tabla "Documento" correspondientes a un conjunto de archivos externos de los que ya disponemos.

En el formulario es necesario especificar un directorio en el que se encuentran los archivos que queremos referenciar. Si se especifica un directorio para copiar los archivos, estos serán copiados en él y la referencia ser hará hacia estas copias. Esto es muy cómodo ya que así podemos comprobar que no hemos cometido ningun error y después eliminar los originales.

Se puede especificar una serie de parámetros que indican cómo se va a crear el registro de la tabla de documentos correspondiente a cada archivo.

Nombre del documento/Nombre de archivo

Tanto el nombre del documento como el nombre del nuevo archivo en caso de copia, se pueden especificar de la siguiente forma.

Cadena fija especificada + carácteres desde/hasta del nombde del fichero + contador partiendo de una cifra especificada con un cierto número de dígitos.

Ejemplo:

Nombre documento = "Formula " + Caracteres 3 a 999 + contador desde 37 con tres dígitos generaría para los archivos, los siguientes nombres de documento:

 

Archivo	Nombre resultante
FO789789.GIF	Formula 789789037
FO897897.GIF	Formula 897897038
FO546546.GIF	Formula 546546039
FO762579.GIF	Formula 762579040

Campo "Fecha"

Se puede especificar como fija o como la que tenga el archivo

Campos "Tipo" y"Area"

Se pueden especificar valores concretos mediante un cuadro combinado

Campos prefijo y número:

Cadena fija especificada + carácteres desde/hasta del nombde del fichero

Los campos "Prefijo" y "Numero" del registro de la tabla "Documento"permiten referenciar documentos relacionados con los documentos de compra venta (facturas, albaranes, etc.) Un caso habitual es el de la introducción de copias escaneadas de facturas y albaranes de proveedor. Si se nombran al ser escaneados de forma que este nombre tenga información sobre lo que es y el prefijo y el número del documento al que corresponden, después se podrá realizar su importación en bloque y de forma cómoda. Una buena forma de nombrarlos sería, por ejemplo en las facturas de proveedores "FAP-A02-00345", "FAP-A02-00346", "FAP-A02-00347", "FAP-A02-00348" y así sucesivamente. Si al importar especificamos como tipo "FacturaProveedor", prefijo los caracteres 5 a 7 y como numero los caracteres 9 a 13, automáticamente los registros de documento quedarán asignados a los registros de facturas de proveedor correspondientes y desde el explorador de facturas de proveedor, pulsando el botón de acción "Documento" podremos ver rápidamente una imagen de la factura.

Indice

Cadena fija especificada + caracteres desde/hasta

Autor

Cadena fija especificada + caracteres desde/hasta

Los documentos importados serán almacenados con un nombre de archivo según la configuración

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