Doc. Ref. 25469 Título: Gestión de pagos Autor: Philippe Calvó Última actualización: 17/10/2022

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Gestión de pagos

Este documento se refiere a la versión 9 de Hexa. Este link lleva al nuevo antiguo documento referente a la versión 7

La gestión de pagos gira siempre alrededor de la tabla "Pago". Cualquier vencimiento pendiente de una factura de proveedor o pago realizado corresponde con un registro de esta tabla.

El sistema de pagos es más sencillo que el de cobros ya que no existe la posibilidad de gestionar devoluciones.

Las opciones de pagos se encuentran dentro del mismo menú estándar de la facturación de proveedores "Fact.Prov.":

• "Mis Pagos a Proveedor" da acceso a la Exploración de pagos con un criterio establecido, que por defecto es los pendientes.
• "Criterios/Filtro de Pagos a Proveedor" abre el formulario de criterios de pagos y permite especificar un filtro y realizar diferentes acciones respecto a los registros que lo cumplen.
• "Criterios/Filtro de Remesas de Pagos a Proveedor" abre el formulario de remesas de pagos y permite especificar un filtro y realizar diferentes acciones respecto a los registros que lo cumplen.

Las principales gestiones que se puede realizar en la empresa en relación con los pagos son las siguientes:

1. Explorar los pagos pendientes, los realizados en un periodo de tiempo, los pagados desde un determinado banco, etc. Para ello se utiliza el formulario de criterios/filtro de pagos especificando las restricciones que convenga en cada momento y ejecutaremos la acción "Explorar"
2. Obtener un listado de pagos, también segñun diferentes condiciones: Desde el mismo formulario de criterios del punto anterior y con los mismos filtros, se puede utilizar la opciòn "Informe" para generar un listado escogiendo el formato adecuado. Este listado se puede enviar a la impresora, convertir a PDF, etc.
3. Crear una selección: Desde el formulario de criterios es posible crear selecciones de pagos y después utilizarlas para diferentes procesos (listar, explorar, asignar a un banco, etc)
4. Asignar a un banco: Cada registro de pago puede tener asignado un banco desde el que se tiene intención de realizar el pago o desde el que se ha realizado ya ese pago. Si un pago no tiene asignado ningún banco, se puede gestionar su pago desde cualquier banco. Pero si lo tiene especificado, significa que se debe pagar de ese banco. Esta asignación permite realizar previsiones de pagos desde diferentes bancos. Desde el explorador de pagos se puede asignar pagos de forma individual y desde el formulario de criterios, realizar asignaciones por bloques según criterios.
5. Marcar un pago como realizado: Se puede hacer de forma individual desde el explorador de pagos y la acción "Marcar Pagado" o desde el formulario de criterios con la acción del mismo nombre. Para el marcado, se solicita la fecha del pago y el código de banco desde el que se ha realizado.
6. Marcar un pago como "tramitado" es una opcional y menos utilizada: Permite distiguir aquellos pagos de los que ya se ha realizado algún trámite, como por ejemplo enviar un talón por correo, pero que todavía no se han pagado realmente, por ejemplo porque el proveedor todavía no ha ingresado el talón. Para el marcado se solicita la fecha de la tramitación y el código de banco.
7. De-Marcar. En el caso de que se comenta un error, esta opción permite anular marcados anteriores.
8. División de pagos. Esta posibilidad permite realizar pagos de forma parcial. Se solicita el "Importe restante" del pago y al ejecutarla se crea un nuevo registro con la diferencia. Por ejemplo, si un pago es de 1.000EUR y especificamos 300, se generará un nuevo registro con los mismos datos e importe 700. Cada uno de los dos pagos se pueden tratar de forma independiente pudiéndose así gestionar pagos de los que decidimos pagar sólo una parte y dejar el resto pendiente.
9. Gestión de documentos: Como en la mayor parte de los procesos de Hexa, se puede incorporar documentos a cada registro de pago, por ejemplo el PDF de una transferencia realizada, explorarlos e incluso generar documentos manualmente, como un documento Word informando al proveedor de alguna incidencia relacionada con el pago.
10. Generar remesas de pagos: Las tablas "RemesaPagos" y "AbonoSEPA" tienes como objetivo gestionar las remesas de pagos que se lleva al banco para su tratamiento en bloque. Desde la acción "Generar Remesa SEPA" del formulario de filtro/criterios de pago se puede generar remesas de pagos con aquellos que cumplen el criterio especificado (Un rango de vencimientos). Los pagos que se pueden incluir en una remesa tienen que tener como forma de pago "Transferencia".
    Cuando se genera la remesa, se crea un registro de la tabla "RemesaPagos" con todos los datos generales de la remesa y tantos registros de la tabla "AbonoSEPA" como pagos se incluyan en ella. La remesa de pagos es indeendiente de los registros de pago y que exista no significa que los pagos se hayan realizado. De hecho se podría generar una remesa y no enviarla nunca al banco. En este caso sería como si la remesa no existiera. Cada registro de la tabla "Pago" tiene un campo "Remesa" con el número de la remesa en la que se ha incluido.
    Desde el menú "Fact.Prov" > "Criterios/Filtro de pagos a proveedor se puede explorar todas las remesas pago y desde cada una de ellas, los registros de AbonoSEPA que incluye. La acción "Generar archivo SEPA" crea el fichero a tramitar en el banco para que éste realice las transferencias indicadas.
    Cuando ya están realizados los pagos, éstos se pueden marcar utilizando la opción "Marcar pagado" del formulario de criterios y especificando como criterio el número de remesa

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