Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 25920 Título: Ejemplo de cobro parcial de una factura Autor: Philippe Calvó Última actualización: 08/11/2022 |
Ejemplo de cobro parcial de una factura
En el documento "Renegociación de vencimientos en una factura parcialmente cobrada" se explica la casuística que se puede producir cuando un cliente paga parcialmente uno de los vencimientos previstos de una factura
En este documento se describe paso a paso un ejemplo de cobro parcial en la versión 9 de Hexa. Todos los pasos especificados se refieren a menús y acciones estandar de Hexa. En el caso de una implantación parametrizada de forma diferente, puede ocurrir que las opciones mencionadas no funcionen exactamente como se espera. De todas maneras, se trata de una gestión muy habitual y sencilla, por lo que es muy poco probable que se haya parametrizado cambios. Y si los hubiera, la diferencia estaría bien documentada y sería perfectamente conocida por los usuarios.
Caso 1: Factura en la que todavía no se ha realizado ningún cobro
Supongamos que tenemos una factura de 500EUR con un vencimiento a 30 días. Cuando llega la fecha de vencimiento, el cliente nos pide, y aceptamos, pagar el 50% y los 250 restantes a 60 días. Para solucionarlo, basta con utilizar el editor de vencimientos / recibos de la factura:
- Localizar la factura en el "Explorador de facturas" utilizando alguna de las opciones disponibles: Desde el menú "Facturación" > "Mis Facturas", desde "Facturación" > "Criterios/Filtro de facturas a clientes", especificando un criterio que la incluya y usando la acción "Explorar", desde el menú "Estructura" > "Clientes", localizando el cliente y usando la acción "Facturas", etc.
- Una vez localizada la factura, ejecutar la acción "Editar Recibos de cobro y vencimientos". Se mostrará un formuario con todos los vencimientos, Importes y forma de pago prevista.
- En los cuadros de texto de la parte de abajo, introducir el nuevo vencimiento, concepto (puede ser el mismo que el del vencimiento existente u otro texto que indique algún detalle como "50% aplzado a 60 días"), el importe de 250EUR y la forma de pago prevista, por ejemplo "Transferencia".
- Pulsar el botón de la derecha con un "destello" para crear el nuevo vencimiento.
- Modificar el importe del recibo ya existente cambiando el 500 por un 250. Si la suma de los importes indicados no coincide con el importe total de la factura, el sistema no permitirá guardar los cambios.
- Pulsar el botón "Guardar" para registrar los cambios en la base de datos.
Caso 2: Factura en la que ya se ha realizado algún cobro
Supongamos que tenemos una factura de 500EUR con un vencimiento de 300EUR a 30 días y 200EUR a 60 días. El primer cobro se realizo correctamente a su venvimiento. Pero para el segundo, el cliente nos pide, y aceptamos, pagar 100, y los 100 restantes a 90 días. Al haberse gestionado ya algún pago, la factura no se puede modificar. En este caso, el proceso consiste en usar la prestación de división de recibos que convierte un vencimiento en dos especificando el importe que debe quedar en cada uno:
- Localizar el recibdo en el "Explorador de Recibos" utilizando alguna de las opciones disponibles: Desde el menú "Facturación" > "Mis Recibos", desde "Facturación" > "Criterios/Filtro de Recibos de cobro a clientes", especificando un criterio que la incluya y usando la acción "Explorar", desde el menú "Estructura" > "Clientes", localizando el cliente y usando la acción "Explorar Cobros pendientes", etc.
- Una vez localizado el recibo, escoger la acción "Dividir"
- Expecificar el importe que debe permanecer en este vencimiento, en este caso, 100, y pulsar "Aceptar"
- El sistema midificará el importe del recibo y generará uno nuevo con el importe restante.
- Localizar el nuevo recibo desde la exploración de recibos de la factura y escoger la opción "Editar". Desde el formulario de edición de los "Dos básicos", escoger la acción "Datos de cobro". En este formulario pulsar "Modificar", introducir el nuevo vencimiento a 90 días y pulsar "Guardar"
Finalmente se puede continuar con la gestión del marcado de cobro de los recibos como en una gestión normal: Localizar recibo modificado desde la exploración de recibos de la factura y escoger la opción "Marcar cobrado", ya que éste tiene el importe y vencimiento que realmente acaba de pagar el cliente.