Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 9608 Título: Metodología de la gestión de cobros Autor: Hexa Última actualización: 25/11/2014#cobro #remesa #banco #impagado #devolución #reclamación |
Metodología de la gestón de cobros
Cobros ordinarios
Los procesos ordinarios de gestión de cobros de Hexa presuponen que los clientes realizan el pago de los vencimientos de las facturas cuando corresponde. Estos procesos consisten en:
Generación de vencimientos de facturas, anticipos y otros cobros.
Las facturas pueden generar de forma automática vencimientos son sus respectivas fechas, importes y formas de pago pactadas. Otros cobros como anticipos o pagos de otros conceptos también generan recibos de cobro pero no están asignados a ninguna factura
Realización de informes de cobros realizados y pendientes.
Los informes de cobros son útiles para previsiones sencillas de tesorería (como un informe de vencimientos del mes próximo) y para la organización de la gestión de cobros (como un listado de clientes a visitar en una determinada zona, fecha y forma de pago).
Procesos relacionados con la recepción de cobros
Aquellos cobros que se reciben de forma ordinaria como recepción de talones o clientes que pasan físicamente a cobrar, deben ser localizados y marcados.
Procesos relacionados con recogidas de cobros
El proceso de visita al cliente para recoger cobros se realiza normalmente a partir de listados. También es habitual generar avisos por correo electrónico cuando se acerca el vencimiento.
Generación de remesas de domiciliaciones bancarias
En la actualidad, un gran volumen de cobros se realiza mediante domiciliación bancaria a la cuenta del cliente. Este necesita de la selección de los cobros a gestionar, asignación a diferentes bancos, creación de la remesa y los registros de adeudo, envío a la entidad bancaria por medios electrónicos y marcado correspondiente.
Marcado de cobros
Los procesos de gestión del cobro tienen diferentes niveles de marcado más allá del cobrado o no cobrado. Por ejemplo, un talón recibido puede marcarse como recibido (pero todavía no ingresado), como ingresado en el banco (pero todavía no disponible), con la fecha futura en que está previsto que esté disponible, etc.
Las remesas bancarias pueden estar marcadas como generadas pero no tramitadas. Una vez llevadas al banco, pueden estar marcadas como tal, pero pendientes de validar por otra persona.
Contabilización de cobros.
Normalmente es de forma automática, es decir, el marcado de cobros genera al mismo tiempo los asientos correspondientes. Pero también se puede desactivar y lanzar procesos masivos por lotes.
Los retrasos en estos pagos o devoluciones en el caso de domiciliaciones bancarias generan procesos (normalmente extraordinarios) de gestión y reclamación de devoluciones:
Procesos extraordinarios
Marcado de devoluciones.
En el caso de remesas bancarias, las devoluciones se pueden marcar en bloque a partir de la recuperación de los ficheros de devoluciones suministrados por la propia entidad. Otros casos se pueden marcar de forma manual. Cuando se marca una devolución, Hexa genera de forma automática un nuevo registro de cobro pendiente con el importe, devolución de la que procede, gastos, etc. correspondientes.
Detección de cobros vencidos no recibidos.
Los cobros que se deben recibir por parte del cliente y cuyo vencimiento ya ha sido superado se pueden obtener mediante listados.
A menudo se utiliza la generación de mensajes de correo electrónico o cartas de aviso masivas para la correspondiente reclamación al cliente.
Informes de devoluciones y cobros vencidos no recibidos
Los informes y listados de devoluciones, aparte de ser una ayuda para los procesos de reclamación, permiten obtener estadísticas sobre estos procesos
Gestión de reclamación de devoluciones
Los cobros pendientes, ya sea por devolución o por vencimiento superado se pueden asignar a diferentes agentes para su reclamación.
Cada recibo dispone de un apartado para observaciones en el que se puede tomar notas simples relacionadas con el proceso de reclamación.
Las opciones de gestión de la relación con el cliente (CRM) permiten anotar de forma cronológica y más detallada estas gestiones.
Los procesos de reclamación de impagados realizados a menudo por equipos de personas necesitan de un seguimiento detallado de las actividades de reclamación. Informes del estilo “Cantidades reclamadas y recuperadas por persona y mes” son muy útiles para maximizar la eficacia de estos procesos