Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 8255 Título: Informes contables, ejercicios y procesos de cálculo. Autor: Hexa-SGN Última actualización: 15/01/2009#contabilidad #ejercicio |
Informes contables, ejercicios y procesos de cálculo.
Una ventaja de Hexa respecto a algunos sistemas de gestión es la posibilidad de poder trabajar con periodos contables que incluyen varios ejercicios. Esto evita tener que pasar de un ejercicio a otro y tener que perder el tiempo trasladando saldos entre ejercicios en las primeras semanas de un nuevo ejercicio contable (normalmente los primeros meses del año).
En este documento se describe las técnicas que se puede utilizar para decidir, en el momento de generar Balances, Cuentas de Resultados o de Pérdidas y Ganancias o Informes Contables, el ejercicio al que corresponderá la información visualizada.
Los registros de la tabla "Cuenta" en Hexa tienen los campos "Debe" y "Haber" para almacenar la suma de todos los apuntes de cada cuenta en los dos sentidos (débitos o créditos). Por lo tanto, el saldo actual de una cuenta, exista uno o varios ejercicios, es siempre la diferencia entre el valor de los campos "Debe" y "Haber".
Para poder generar balances y cuentas de resultados a fechas diferentes a la actual, existen dos campos más: "DebeBalance" y "HaberBalance". Los procesos previos a la impresión de cualquier informe contable calculan el valor de estos campos para cada cuenta en función de la fecha para la cual se solicita el informe. Si el informe se solicita a fecha actual, simplemente se copia el valor de los campos "Debe" y "Haber" a "DebeBalance" y "HaberBalance"
Además existen campos para el saldo final de cada mes con el objetivo de facilitar la generación de informes desglosados por meses. Estos campos se llaman "DebeEenero", "DebeFebrero"... "DebeDiciembre" y "HaberEnero", "HaberFebrero"... "HaberDiciembre". Como siempre, los nombres de los campos en Hexa, se han decidido de forma cómoda, para que faciliten al usuario la creación de informes con herramientas de terceros.
Durante la producción de hechos contables (facturación, cobros y pagos, movimientos de existencias y de inmovilizado...) el sistema sólo actualiza los campos "Debe" y "Haber" de cada cuenta; no se actualiza nada en los campos de informes ni en los de cada mes. Para actualizar éstos, es necesario ejecutar procesos de recálculo. Esto es así para que sea posible generar y analizar informes contables manteniendo el control de la información cuando el sistema está en producción y se están creando nuevos asientos. Si no fuera así, el contenido de los informes contables variaría continuamente.
Existen dos procesos de cálculo de la clase "Contabilidad" de saldos que se pueden ejecutar desde diferentes formularios o desde scripts:
- CalcSald8
- Recalcular los saldos de todas las cuentas en el caso en el que hubiera habido algún problema o se haya hecho alguna operación directa sobre la base de datos.
- Actualizar el saldo de las cuentas para cada mes (campos "DebeEnero", "HaberEnero", "DebeFebrero"...) que no se actualizan automáticamente en el funcionamiento normal del sistema y así poder visualizar sus valores.
- CalcSaldB8
Calcula los saldos de las cuentas "Debe" y "Haber" a partir de todos los apuntes.
Calcula los saldos de cada mes (campos "DebeEnero", "HaberEnero", "DebeFebrero"...).
Opcionalmente se puede especificar una fecha. Si no se especifica, en el caso de los campos correspondientes a cada mes, lo hace sólo con los apuntes del mismo año que el más antiguo. Es decir que si hay información de dos ejercicios, sólo se considera el primero.
Esta opción tiene dos objetivos:
Este proceso sólo se puede llamar desde el formulario de comprobaciones de contabilidad o desde un script.
Si el objetivo es generar informes contables, entonces la función a utilizar es la que se describe a continuación.
Calcula los saldos "De balance" (Campos "DebeBalance" y "HaberBalance") copiándolos de los campos "Debe" y "Haber".
Calcula los saldos de cada mes (campos "DebeEnero", "HaberEnero", "DebeFebrero"...) con el objetivo de poder generar informes contables.
Si se especifica un rango de fechas (parámetros "Fecha" y "FechaDesde"), entonces se recalcula estos saldos para el periodo de tiempo especificado.
Este proceso, además, calcula el resultado del ejercicio y todos los valores de cada Grupo y Título para la generación de Balance o Cuenta de resultados. El parámetro "Balance" indica si el cálculo se debe hacer para generar el Balance (valor verdadero) o la cuenta de resultados (valor falso).
Este proceso se ejecuta de forma automática y con los parámetros adecuados en las llamadas a informes contables. También se puede ejecutar desde el formulario de comprobaciones de contabilidad o desde un script.
Los informes contables desglosados por meses no admiten varios ejercicios ya que sólo se dispone de un campo para cada mes. Por lo tanto, antes de generar un informe de un nuevo ejercicio será necesario que el ejercicio anterior se haya cerrado y archivado.