Sistema de Gestión de Negocios "Hexa"
Base de datos de conocimiento.
| Doc. Ref. 8883 Título: Buscar documentos por su contenido Autor: Hexa Última actualización: 16/08/2011#Documento #CMS #Búsqueda #Palabra #Calve |
Buscar documentos por su contenido.
Cada documento de Hexa corresponde a un registro de la tabla “Documento” de la base de datos relacionado con un archivo físico guardado en el servidor de datos. Este archivo físico puede ser una foto, un PDF, un documento Word, una hoja de cálculo Excel, etc.
El registro de documento en la base de datos reúne información variada (fecha de creación, autor, descripción, título, si está relacionado con un cliente, un artículo, una oferta, etc.) y la ubicación de éste, normalmente en la carpeta “documentos”.
El explorador de documentos permite realizar búsquedas de documentos según su registro. Así podemos, por ejemplo, buscar todos los documentos de un cliente o todos los que contengan una palabra clave en el título.
Pero también nos puede interesar localizar un documento a partir de su contenido, en el caso de que se trate de un texto Word. Hexa no dispone de una función que indexe los documentos por su contenido pero para ello basta con utilizar la función de búsqueda de Windows:
Supongamos, por ejemplo que queremos localizar un documento Word que en su contenido recordamos que tiene la cadena “Ley 27/84”. Si accedemos a la carpeta donde están almacenados todos los documentos (normalmente es la carpeta “documentos” en la instalación de Hexa) y ponemos esta cadena en el recuadro “Buscar contenido del archivo” del explorador de archivos de Windows, rápidamente localizaremos los archivos que contienen este texto.
Después, para localizar los documentos de Hexa, bastará con introducir el nombre del archivo (por ejemplo “00047365.pdf”) en el recuadro “Ruta” del explorador de documentos.
Si hemos configurado Hexa para que genere nombres ampliados de archivos, el propio texto del nombre ofrece también información de su contenido.